Slik sender du automatisk månedlige fakturaer fra Google Sheets

Annonse

Hvis du jobber hjemmefra eller driver egen virksomhet, er det ikke alltid like lett å huske å sende fakturaene dine i tide.

I denne artikkelen får du se hvordan du skriver et Google-skript (VELDIG enkelt, ikke bekymre deg).

Vi viser deg hvordan du kan gjøre det samme med en makro. En makro kan fint pakke fakturaen din og sende den til en hvilken som helst e-postadresse (eller adresser) du liker.

Trinn 1: Forbered din månedlige faktura

Hvis du for øyeblikket ikke sporer fakturaene dine med Google Sheets, bør du virkelig gjøre det. Selv om du har det aldri programmert noe i livet ditt De 10 beste nybegynnerprosjektene for nye programmerereVil du lære programmering, men vet ikke hvor du skal begynne? Disse nybegynner programmeringsprosjektene og opplæringsprogrammene starter deg. Les mer .

Google Sheets lagres på skyen, der du også har kraften i Google-skript 3 sikre måter å øke produktiviteten din med Google-skriptDet er mulig å gjøre alle slags virkelig kule automatiseringer med Google Scripts, og du trenger ikke en gang å lage dem fra bunnen av. Øk produktiviteten din på en stor måte.

Les mer til fingerspissene. På grunn av dette er Google Sheets langt mer "Internett-aktivert" enn Excel.

Det spiller ingen rolle hvordan du formaterer fakturaen for at denne løsningen skal fungere. La oss ta et par ting du bør organisere før du tar tak i Google Script.

Dette er ikke komplisert. Alt du trenger å gjøre er å sørge for at inneværende månedsark alltid heter det samme. I mitt tilfelle kaller jeg det "Faktura".

Den 1. i måneden blir fakturaen automatisk sendt. Så litt senere i løpet av den første uken, har jeg bare gitt den nytt navn til den måneden og året.

Gjenta deretter “Faktura” -arket og begynn å logge for den aktuelle måneden igjen.

Trinn 2: Lag Google Script

For å komme inn på Google Script Editor fra Google Sheets, klikker du bare på Verktøy i menyen. Klikk deretter Manusredaktør.

Det er smart å gi nytt navn til prosjektnavnet til noe du vil huske senere hvis du noen gang trenger å gå gjennom skriptene dine og finpusse det.

Deretter limer du inn følgende skript.

funksjon myFunction () {var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (); var filename = "Aktuell måned" + ss.getName (); var SendBook = ss.copy (filnavn); var ToUser = "[email protected]" MailApp.sendEmail ({til: ToUser, emne: 'Her er fakturaen min for forrige måned!', body: 'Hei! Jeg har lagt ved fakturaen for denne måneden. Takk for arbeidet, setter veldig pris på det! -Ryan ', vedlegg: [SendBook.getBlob (). SetName (filnavn)]}); }

Vi har dekket sendEmail-funksjonen Slik sender du e-post i et Google-ark med Google-skriptLær hvordan du bruker Google Scripts til å automatisere Googles produktivitetsverktøy som Ark og dokumenter og spare deg tid. Les mer i det siste hvis du er interessert i hvordan det fungerer.

Rediger de riktige delene av skriptet slik at det går til riktig e-postadresse. Forsikre deg om at den bruker riktig navn på personen du sender det til i kroppen.

For å teste at skriptet fungerer, fyller du ut “ToUser” -teksten med din egen e-postadresse.

Klikk på Lagre diskikon i menyen for å lagre skriptet. Neste klikk på Spille ikon (ser ut som en høyre pil).

Den vil be deg om å bekrefte autorisasjonen for skriptet til å få tilgang til andre Google-data (som Gmail og Sheets).

Du kan få en advarsel om at skriptet er utrygt. Dette er bare fordi du skriver et tilpasset skript som Google ikke har vurdert eller autorisert for større bruk.

Du kan ignorere denne advarselen siden du opprettet skriptet og vet at det er trygt.

Hvis den kjører ordentlig, burde du ha mottatt en e-post som ser slik ut:

Som du ser blir regnearket knyttet til e-posten som en PDF. Dette gjør det veldig enkelt for mottakeren å åpne og se den, selv om de ikke bruker Google Sheets.

Nå må vi automatisere dette slik at det kjøres 1. hver måned.

Trinn 3: Automatiser fakturaskriptet

For å automatisere skriptet ditt, må du opprette det som kalles en "trigger".

Gå tilbake til Google Script, klikk Redigere i menyen, og velg Nåværende prosjekt utløser.

Siden du ikke har opprettet noen triggere ennå for dette prosjektet, vil dette være tomt.

Du vil se en blå lenke som heter "Ingen utløser er satt opp." Trykk på det.

Velge Time-drevet hendelser, sett tidtakeren til Månedstimer, og la tallet være 1.

Når du klikker på Lagre, sender Google Scripts PDF-formatet til fakturaen din, via e-post, den 1. hver måned.

Det er alt som er til det!

Det viktige er bare å sørge for at du holder fakturaen din godt oppdatert i løpet av måneden. Forsikre deg om at den er ferdig og klar til å gå den første dagen i neste måned.

Trinn 4: Lag en makro

Det er en annen ikke-programmerende tilnærming du kan ta for å oppnå det samme som skriptet ovenfor: Google Sheets nå inkluderer en makrofunksjon Hvordan automatisere repeterende oppgaver i Google-ark med makroerMakroer er endelig tilgjengelige for Google Sheets-brukere. Du trenger ikke kodingskunnskap for å automatisere repeterende oppgaver i dokumenter og regneark. Les mer . Makroer lar deg registrere en rekke handlinger for å utføre en oppgave. I dette tilfellet ville du først lage makroen og deretter utløse den på samme måte som du utløste Google-skriptet.

Gå først til fakturaarket ditt Verktøy> Makroer, og velg Spille inn makro.

Neste, bare gå gjennom de vanlige trinnene for å sende noen arket som et PDF-vedlegg.

Gå til Fil, og klikk E-post som vedlegg.

Deretter fyller du ut alle skjemafeltene slik at motivet og kroppen ser naturlig ut.

Klikk deretter Sende.

Klikk på for å ta opp ny innspilling av ny makro Lagre. Dette avslutter makroopptaksprosessen. Gi makroen et navn du vil huske, og klikk på Lagre en gang til.

Du burde ha sett test-e-posten din komme med PDF-en vedlagt.

Trinn 5: Automatiser makroen

Nå er det på tide å automatisere makroen. Du kan utløse makroer akkurat som du utløser Google Scripts.

Gå tilbake til Verktøy og Manusredaktør. Klikk på makros.gs-koden.

Noter navnet på makrofunksjonen. I eksemplet over er makrofunksjonsnavnet myFunction1.

Gå nå inn Redigere, og Nåværende prosjekt utløser.

Denne gangen, i nedtrekksboksen for funksjoner, ser du makrofunksjonen i listen. Velg det.

Deretter er det bare å sette opp resten av avtrekkeren slik du gjorde ovenfor for Google Script-utløseren.

Sett hendelser til Time-drevet. Velge Måned tidtaker. La tallet være 1.

Nå vil den innspilte makroen din kjøres hver måned.

Det vil sende ut fakturaarket som en PDF til hvilke e-postadresser du har definert da du spilte inn makroen.

Automatiske Google-ark kan spare tid

Triggerfunksjonen i Google Sheets er virkelig kraften bak denne automatiseringen. Den lar deg automatisere alle de verdifulle oppgavene du gjør ofte, slik at du kan fokusere på viktigere ting.

Hvis du nettopp kommer i gang med Google Scripts, og ønsker å lære mer, har vi dekket det andre eksempler på nyttige Google-skript 4 Google-skript som gjør Google Sheets kraftigereGoogle Sheets er utmerket, men kan være enda kraftigere hvis du bruker Google Sheets-skript for å forbedre funksjonene. Les mer du kan prøve akkurat nå.