Annonse
Kanskje er du ny i en lederrolle eller sliter rett og slett med delegasjonen. Som leder er det å delegere oppgaver til andre nødvendig, men det kan være utfordrende. Hvis du nylig skaffet ditt eget team Hva er forskjellen mellom en sjef og en leder? Les mer eller bare trenger litt hjelp med delegering, her er noen nyttige tips.
Den beste måten å beskrive hvordan man delegerer er med de fem W’ene: Hvem, hva, når, hvor og hvorfor. For å male et klart bilde, begynner vi med hvorfor.
Hvorfor er delegasjon nødvendig?
Delegering har mange fordeler, for deg som leder så vel som for organisasjonen din og teamet ditt. Imidlertid har mange individer problemer med å delegere oppgaver.
Noen vil kanskje tro at det er lettere å utføre oppgaver selv enn å delegere dem. Andre kan føle en følelse av verdier ved å takle oppgaver alene. Enda mer kan det være at man er uerfaren ved delegasjonen.
De Harvard Business Review på nettet:
Delegasjonen kommer ledere, direkte rapporter og organisasjoner til gode. Likevel er det fortsatt en av de mest underutnyttede og underutviklede administrasjonsfunksjonene.
Og dessuten tidsstyringsstudie referert av Harvard Business Review konkluderte med at:
332 selskaper som ble spurt, var bekymret for sine ansattes delegeringsevne. Samtidig tilbød bare 28 prosent av disse selskapene opplæring i emnet.
Fordeler for deg som leder
- Du kan rette oppmerksomheten mot andre elementer.
- Du kan planlegge tiden din effektivt.
- Du kan oppnå mer i løpet av arbeidsdagen.
Fordeler for dine teammedlemmer
- De kan lære nytt eller forbedre dagens ferdigheter.
- De kan føle seg del av et pålitelig team og miljø.
- De kan forbedre selvtilliten og motivasjonen.
Fordeler for organisasjonen din
- Det kan få økt produktivitet.
- Det kan tilby vellykkede prosesser for klienter og kunder.
- Det kan bygge tilkoblet kultur for alle ansatte.
Som du kan se, berører fordelene ved delegasjonen mer enn bare en leder. Så hvis du har holdt igjen, påvirker du firmaet ditt og teamet ditt også.
Hva bør du delegere?
Nå som du vet viktigheten av delegering som leder, er neste trinn å bestemme hva du skal delegere.
I mange tilfeller er delegasjonen av visse oppgaver en ikke-hjerner. Du vil for eksempel ikke tilordne en programmeringsoppgave til en salgsassistent. Når det gjelder dine egne oppgaver, kan det imidlertid være vanskeligere å avgjøre hvilken rettferdig delegasjon.
Still deg disse spørsmålene:
- Er dette en oppgave som bare jeg har kunnskapen å gjøre?
- Unngår jeg å tildele denne oppgaven fordi ingen andre har tid?
- Holder jeg på oppgaver fordi jeg selv vil “gjøre alt”?
- Er dette en gjentagende eller rutinemessig oppgave?
- Er jeg virkelig ansvarlig for denne oppgaven?
Et North Carolina State University-prosjekt sier dette i listen over oppgavetyper som bør delegeres:
Folk beholder ofte oppgaver som de liker mest for seg selv selv om oppgaven ikke er deres ansvar. Disse oppgavene er ikke den beste måten å bruke tid og energi på.
Når du har bestemt deg for hva du vil delegere, hold deg til den avgjørelsen. Deretter, ordne timeplanen og oppgavelisten 9 beste tidsstyringsverktøy for å holde seg organisertTidsstyringsverktøyene som vises her vil hjelpe deg med å få mest mulig ut av dagene dine. Passer for enhver virksomhet eller personlig situasjon. Dette er tiden for å organisere livet ditt! Les mer for å imøtekomme de andre viktige tingene du bør ivareta.
Hvem er den rette personen for oppgaven?
Etter å ha bestemt hvilke elementer som skal delegeres, er det logiske grepet å bestemme hvem som skal takle oppgaven. Når du er leder, enten en liten fast gruppe eller et fleksibelt prosjektgruppe, å kjenne teammedlemmene dine De 5 beste tipsene for prosjektledelse for nybegynnereHvis du tar på deg en prosjektlederrolle for første gang, er her bare fem tips om prosjektledelse som hjelper deg i gang. Les mer er nøkkelen.
Så når det er på tide å delegere oppgaver, må du åpenbart anerkjenne hver persons ferdigheter. Men samtidig bør du vite hvor bra de presterer og deres ansvarsprotokoll. Å tildele en oppgave til noen du kan stole på med den, er viktig for at den skal lykkes.
Forbes tilbyr disse to nyttige råd om delegering:
Sammen med tillit, må du også gi menneskene du delegerer sjansen til å gjøre en jobb på sin måte.
Delegere ansvar og autoritet, ikke bare oppgaven.
Husk at når du delegerer en oppgave, skal teammedlemmet være ansvarlig for den. Dette betyr ikke at du bør gå bort, men må la teammedlemmet ta ledelsen.
Når skal du delegere oppgaver?
Så du vet hva du delegerer og til hvem, men når overleverer du disse regjeringene? Du vil finne mange variabler involvert i når en oppgave skal delegeres. Du må i det minste vurdere forfallsdato, prioritet og innsats.
For eksempel oppgaver som haster og faller inn i et teammedlems ferdighetssett bør åpenbart delegeres helt fra starten. Men de som har lav prioritet eller som forskjellige mennesker kan håndtere, kan være i stand til å vente.
En nyttig måte å ta denne beslutningen på er å bruke en metode for oppgaveprioritering. En slik teknikk, kalt Eisenhower Matrix, kan hjelpe deg med å prioritere raskt. Ved å bruke denne metoden kan du legge oppgavene dine inn i fire kvadranter for Do First, Planlegge, delegere og Don’t Do.
Når du går gjennom bøttene for Do First and Schedule, kan du enkelt flytte oppgaver til Delegate-delen. Dette er også en nyttig metode for å bestemme oppgavene som kan falle inn i ikke-kvadrant.
Hvor skal du administrere delegerte oppgaver?
Oppgaven er delegert, og nå er det på tide at du går videre... nesten. Du må fremdeles spore og følge opp oppgaven til den er fullført.
Du bruker sannsynligvis flere applikasjoner og verktøy i din posisjon Bli en mer organisert og produktiv leder med feilEnten du leder et enkelt prosjekt på jobb, eller du leder et lite selskap, krever en av rollene ekstrem organisering og planlegging. Dette er ikke alltid mulig med en tradisjonell planlegger eller planlegger. Enter Wrike, en ... Les mer . Hvis du har en pålitelig sporingsmekanisme, må du huske å integrere oppgavene du delegerer. Men hvis du trenger noen få forslag, her er fem fantastiske alternativer.
- Outlook lar deg tilordne oppgaver og oppbevare en kopi i din egen liste.
- Google tilbyr funksjoner Spar tid med 10 underbrukte Google-funksjonerGoogles verktøy og tjenester gjør alt for oss. Men det er mange funksjoner som blir brukt. Spar noen sekunder og få mer gjort med Google-verktøyene du bruker hver dag. Les mer for delegering av e-post og kalenderoppgaver med Gmail og Google Kalender.
- Trello bruker Kanban-metoden for å administrere prosjekter med funksjoner for å tildele oppgaver til andre.
- Podio gir en ren kommentarstruktur for delegerte oppgaver for å holde alle oppdaterte.
- Meistertask lar deg tilordne enkelt og motta varsler om endringer i oppgavestatus.
Bare husk at verktøyet du bruker ikke bare skal gi muligheten til å tildele oppgaver. Du bør bruke en som tilbyr funksjoner som varsler, oppfølgingsmetoder og påminnelser.
Delegasjonstreningsressurser
Hvis du tror at du eller din organisasjon kan ha nytte av et treningsprogram for delegasjoner, er her noen ressurser å utforske.
- Arbeidstrening fungerer
- Dale Carnegie-trening
- American Management Association
- CRM-læring
Hvor godt delegerer du?
Evnen til å delegere til andre er en viktig ferdighet for enhver leder 5 Tips for tidsstyring som kan gjøre deg til leder i livet og jobbenEnten du innser det eller ikke, er du leder. Selv om det betyr å være leder i ditt eget liv. Disse tipsene vil hjelpe deg å bli enda bedre. Les mer . Og som du har lest her, fordelene gjelder ikke bare deg, men organisasjonen din og teamet ditt også. Dette gjør det til en vinn-vinn-vinn-situasjon.
Føler du at du har solide delegasjonsevner? Eller sliter du med delegasjonsoppgaven sammen? Del gjerne tankene dine om dette emnet i kommentarene.
Bildekreditter: Duncan Andison / Shutterstock
Med sin BS i informasjonsteknologi jobbet Sandy i mange år i IT-bransjen som prosjektleder, avdelingsleder og PMO Lead. Hun bestemte seg da for å følge drømmen sin og skriver nå om teknologi på heltid.
