7 Ulike bruksområder for å integrere Google Drive med Gmail

Annonse

Internett gir folk verktøyene til å være mer produktive, men hva gjør du når antallet av disse verktøyene faktisk begynner å gjøre ting mer komplisert? Svaret er å integrere dem.

I tilfelle Google-verktøy. Google gir deg så mange gratis ressurser og apper at det er vanskelig å forstå hvordan de holder seg i virksomheten. Likevel er et utall antall mennesker i disse dager avhengige av tjenester som Gmail og Google Drive for å støtte deres virksomhet, studier eller andre Produktivitetsbehov for Google Disk 7 pengehåndteringsverktøy i Google Drive du bør begynne å brukeDet kan bli rotete å holde oversikt over økonomien din på papir. Bruk disse utgiftssporerne og malene til å administrere økonomien din i stedet. Les mer du kan tenke på.

Problemet er at når du har så mange steder å lagre ting, kan det være overveldende å prøve å huske hvor du lagret bestemt informasjon. Det kan være forvirrende å finne ut hvilket verktøy du skal bruke til forskjellige behov.

Heldigvis er det flere måter du kan integrere Gmail og Google Drive på, slik at de på en måte fungerer som ett enkelt verktøy som du ikke kan leve uten.

Søker etter informasjon

Noe av det første folk vanligvis støter på når de begynner å bruke mange forskjellige online tjenester, er å holde oversikt over hvor ting er. En enkel måte å fikse det på er å koble Gmail-søket ditt til både Gmail og GDrive. For å aktivere denne funksjonen, bare gå til Gmail-innstillingene dine, klikk på "Labs" -menkelink og aktivere "Apps Search" -funksjonen.

Når du har aktivert denne funksjonen, vil du gjennomføre et søk i Gmail-søkefeltet gi resultater fra Google Drive-kontoen din nederst i rullegardinlisten.

Når du har kjørt søket, blir resultatene for Google Drive segregerte til en seksjon rett under Gmail-søkeresultatene.

Som du kan forestille deg, å kunne søke etter tingene dine fra et enkelt søkefelt forenkler prosessen med å finne viktig informasjon.

Ett-klikk send til Google Drive

En annen måte å lagre klikk når du har det travelt, er å sende viktige vedlegg i Gmail direkte til Google Drive. Hvem vil laste ned, lagre, logge inn på GDrive og deretter laste opp filen? Hva vondt, ikke sant?

Gjør det med ett klikk. Bla til bunnen av e-posten der vedlegget vises, og flytt musen over vedleggsikonet.

Du ser det lille hvite Google Drive-ikonet ved siden av nedlastingsikonet. Klikk på det ikonet, og Gmail vil automatisk overføre vedlegget til Google Drive-kontoen din.

Deretter lar du en rullegardinliste flytte filen øyeblikkelig til et av underkatalogene dine i Google Drive.

Legg ved Google Drive-filer

Hva med omvendt? Hva om du vil knytte en av Google Drive-filene dine til en e-post? Vel, du vil være glad for å vite at det er like enkelt. Når du skriver en ny e-post i Gmail, bare hold musepekeren over Google Drive-ikonet i nærheten av den blå "Send" -knappen.

Dette åpner et vindu der du kan velge en eller flere filer fra Google Drive-kontoen du vil legge ved til e-posten din.

Bare ett eller to klikk, og filen overføres direkte til e-postmeldingen du skriver. Lett ikke sant?

Bli varslet om endringer i Google Disk

Hold kunnskapen når du samarbeider med et team som bruker Google Drive. For eksempel, mens du arbeider med delte regneark, er det viktig å bli varslet når andre mennesker endrer arkene. Du kan konfigurere disse varslene på selve Google Drive-regnearket.

Åpne regnearket, og klikk på "Verktøy" i menyen, og velg deretter "Varslingsregler ..."

Du kan sette opp varslingsreglene for å gi en e-post når endringer gjøres i deler av regnearket, individuelle ark, individuelle celler blir modifisert, arket blir delt med hvem som helst, eller noen sender inn data fra a danne.

Sett dette opp som en måte for dine ansatte å fylle ut informasjon eller gi noen form for tilbakemelding, og da trenger du ikke å bekymre deg for å huske å sjekke det dokumentet nå og da for å finne oppdateringer. I stedet blir du automatisk varslet hver gang noen oppdaterer den - mindre bekymringer og det frigjør tankene dine slik at du kan få mer arbeid.

Planlegg e-post med Google Sheet

Hvis du har ukentlige eller månedlige e-poster du sender ut til teamet ditt eller manageren din, hvorfor ikke bygge en samling med disse meldingene i et Google-ark og har disse e-postmeldingene rett etter planen uten å måtte huske å sende dem? Jeg vet, borderline science fiction, ikke sant? Det er faktisk ikke så vanskelig å gjøre planlegg e-postene dine Høyre innboks: Planlegg e-poster for sending senere i Gmail Les mer denne måten.

Et ferdiglaget Gmail Scheduler-ark kommer med tillatelse fra Amit Agarwal of Digital Inspiration. Du kan få tilgang til hans gratis Gmail Scheduler ark og lag en kopi i din egen GDrive-konto. Det første du trenger å gjøre er å gå til Gmail Scheduler-menyen og autorisere arket for å få tilgang til Gmail-kontoen din.

Deretter må du lage et utkast til meldingen du vil planlegge i Gmail (bare begynne å skrive en e-post, og når du er ferdig, kan du lukke e-posten uten å sende). Når du har valgt alternativet "Hent meldinger" fra Gmail Scheduler-menyen, importerer det alle de nye utkastene til dette regnearket. Neste, alt du trenger å gjøre er å velge en dato når du vil at e-posten skal sendes i kolonnen "Planlagt tid".

Når du velger "Planlegg meldinger" fra Gmail Scheduler-menyen, vil du se statusen "Planlagt" vises i Status-kolonnen.

En liten feil i dette verktøyet du bør huske på er at hvis du allerede har planlagte e-postmeldinger som ikke har gått ut ennå, og du velger å importere nye utkast, fjerner de planlagte datoene for de eksisterende planlagte e-postene, og du må planlegge dem sammen med den nylig importerte e-poster. Ikke en stor avtale, men noe å huske på.

Gmail e-postfletting

Apropos kule skript fra Amit, en annen bemerkelsesverdig er Gmail Mail Merge-verktøyet som han også tilbyr gratis.

Akkurat som planleggerarket, må du kopiere flettearket for post til Google Drive-kontoen din og autorisere det til å få tilgang til Gmail-kontoen din under menyen Mail Merge. Bare klikk på alternativet Trinn 1 (Reset). Deretter gir trinn 2 deg muligheten til å importere en liste over e-postadresser fra en av de eksisterende gruppene dine i Google-kontaktene dine.

E-postadressene vises under "Mottakers navn" og "Mottakers e-postadresse" -kolonnene. Eller i stedet for å importere grupper, kan du alltid bare fylle ut disse kolonnene manuelt. Uansett fungerer det!

Du kan deretter fylle ut de resterende feltene for å sette sammen din e-postadresse. Viktige felt her inkluderer meldingsorganet, som lar deg skrive opp HTML-e-postmeldinger med rik tekst i dette feltet. Bruk hva som helst WYSIWYG-verktøy for å produsere HTML for e-posten din (eller skriv den opp manuelt hvis du bare er dyktig). Inkluder vedlegg ved å legge til dokument-ID (fra Google Disk-URL-en når du ser på dokumentet).

Til slutt klikker du på "Start Mail Merge" fra Mail Merge-menyen, og e-postadressen for rik tekst sendes, med vedlegg inkludert.

Vert for Gmail-signaturen din på Google Drive

Se noen gang noen med de kule logobildene i seg e-signatur Slik bruker du et Facebook-merke som din e-signatur [Mac] Les mer ? Du kan også gjøre det hvis du integrerer et bilde som er lagret i en offentlig mappe på Google Drive-kontoen din i Gmail-signaturen din. Det er mye enklere enn det høres ut.

Først oppretter du en ny mappe på GDrive-kontoen din kalt “Offentlig”, og sett den synlig for publikum og tilgang til “Alle kan se”.

Last deretter logobildefilen til den delte katalogen. Bildet tar de samme delingsinnstillingene som selve mappen. Til slutt, få den offentlige nettadressen til bildet ditt ved å merke ID-strengen for mappen i den delte visningen. Deretter setter du inn ID-en og navnet på bildet i følgende URL-streng:

https://googledrive.com/host/folder-ID-string/name-of-image.jpg

Når du har strengen riktig, bør du kunne lime inn URL-en i en nettleser og se bildet i nettleseren.

Skriv inn signaturen din, og plasser deretter markøren der du vil legge inn bildet, og klikk på bildeikonet. Lim deretter inn URLen du bygde over, i URL-feltet for bilde. Viola - ditt signaturbilde vises nå med hver e-postsignatur.

Ting blir ganske nyttige og sømløse når du begynner å koble til Google-tjenester som Gmail og Google Drive, ikke sant? Det får en nesten til å lure på hvor mange andre produktive ting du kan gjøre når du begynner integrere apper med Google Drive Få mest mulig ut av Google Drive med integrerte apperGoogle Drive kan brukes til å synkronisere filer mellom datamaskinene dine, men det er bare en av de mange funksjonene. Google ønsker at Google Drive skal være din nye skyharddisk, tilgjengelig fra alle enheter. Til... Les mer .

Vet du om andre kule ting du kan gjøre med Gmail og Google Drive? Del dine egne kreative ideer i kommentarfeltet nedenfor. La oss bli gale av Google Drive og Gmail, skal vi vel?