Få protokollen til å fungere: Hvordan ta effektive notater under et møte

Annonse

Det er en ferdighet som få mennesker har perfeksjonert; den perfekte møteprotokollen.

Det er en kjent historie i en ufullkommen verden. Du jobber med et prosjekt av kritisk betydning på jobben. Dette er en interdepartemental affære, med all den smertefulle interdepartementale politikken som følger med det. Etter hvert som fristen er nede i prosjektet, planlegger du et møte med kollegene. Etter å ha satt en agenda for møtet Lage enkelt møteplaner ved hjelp av møteforventninger [iPad]Selv om ingen av oss ser frem til å delta på møter, er det heldigvis en rekke nyttige applikasjoner på nett og mobil, for eksempel AgreeDo, som gjør oppgaven med å planlegge møter enklere. Alle vellykkede møter starter ... Les mer og to timer kjedelig diskusjon, ender du opp med en avtalt plan og handlingsplan.

Og da er ikke den avtalte planen oppfylt, og den avtalte handlingsplanen blir ikke utført. Du kaller argent kollegaene dine - “Hva i helvete skjer der borte? Dette er ikke det vi ble enige om ”. De er bevisste på at de gjør det de lovet. De er overbevist om at det er du som tar feil. Dessverre er det ingenting som bestrider deres versjon av hendelser. Du tok ingen minutter.

Dessverre er det en av de mest vitale ferdighetene som trengs for den moderne arbeidsplassen. De lar deg lage en etablert oversikt over hendelser som er enige om av alle parter, og sparer hodepine lenger nede. Slik tar du effektive minutter i et møte.

Ikke ta minutter

Det høres motintuitivt ut, ikke sant? Dette er en artikkel om hvordan du tar effektive minutter, og jeg sier at du ikke burde ta dem? Hvilken galskap er dette?

Det er jævlig vanskelig å gjøre to ting samtidig. Hvis du prøver å holde rede på en samtale mens du tar minutter, vil du sannsynligvis gjøre en dårlig jobb med minst en av disse tingene. Og husker du hvordan jeg sa at referater antas å være en nøyaktig fremstilling av hendelser? De er virkelig noe du ikke burde rote til.

Når du går inn på et møte, bør du ta med noen som ikke skal delta i samtalen, og be ham eller henne om å ta minutter. Det lar deg fokusere på samtalen, og du kan være trygg på at møte notater Samarbeide og redigere møtenotater i sanntid ved å bruke Sync.inHver gang du trenger å jobbe med et team på nettet, eller til og med hvis du bare må samarbeide med andre kolleger som kan jobbe på andre avsidesliggende steder, kan du se noe visuelt ut ... Les mer vil være av god kvalitet. Hvis du deltar i et nettmøte (kanskje bruker WebEx eller Google Hangouts), hvorfor ikke fyrer opp Audacity Ta opp lydfiler med Audacity Les mer og ta opp samtalen for fremtidig referanse?

Husk de 5 W-ene

Tenk tilbake på en av dine engelskkurs på barneskolen. Du har sannsynligvis skrevet en historie på et tidspunkt, og du ble lært "5 W's". For å friske opp minnet ditt er de ‘hvem’, ‘hva’, ‘når’, ‘hvorfor’ og ‘hvor’.

Når du tenker på det, er det minutter. De lager en fortelling om noe som skjedde, eller noe som vil skje. Og akkurat som du ville gjort når du skriver en rapport eller en artikkel, må du legge til detaljer.

Så hvor du kan ha noe som dette.

Oppgrader WordPress til 3.7

Du kan ha noe sånt.

Ben Smith for å oppgradere WordPress til 3.7 neste uke for sikkerhetsoppdateringer.

Mye mer meningsfullt, ja?

... men ikke ta det for langt.

Ingen bryr seg om at Ben Smith bare oppgraderer WordPress 3.7 neste uke fordi han denne uken er på ferie i Barbados sammen med sin kone og hans to barn, men kjæledyret Chihuahua Gee-Fee bor i de lokale kennelene mens de er borte. Hvorfor vil du legge det i notatene dine?

Ja, det er viktig å merke seg alle viktige detaljer. Å være eksplisitt er super viktig. Når det er sagt, ikke ta det for langt der du registrerer data som ikke kommer noen til gode.

Enig i referatet

Så, du har et tre timers møte. Når det er ferdig, vil det sannsynligvis være ganske lavt å holde seg rundt i konferanserommet på listen over ting du ønsker å gjøre. Du er trøtt. Du er tørst. Folk forlater kontoret og drar hjem til varme senger og America's Got Talent.

Tar du turen ut? Nei! Hvis du har skrevet håndprotokollene dine, går du inn og skriver dem møysommelig. Når du har dem i et format som er vagt nyttig, sender du dem e-post til hver deltaker. Du ber dem om å erkjenne at de har lest referatet, og at de er fornøyd med innholdet.

Det tydeliggjør hvilken rolle hver person har å ha, så vel som sitt ansvar, og hvis noen har en uenighet med den offisielle hendelsen, kan de rette den. EN samarbeidsmøte De 6 beste gratis online møteverktøyene for å samarbeide med teamet dittSmå team trenger ikke dyre bedriftsapper for samarbeid. Her er seks fantastiske verktøy som du kan bruke til å administrere teamets data, kommunikasjon og mer. Gratis. Les mer viser seg bedre på grunn av dette.

Lær Shorthand

Avhengig av hvem du spør, er stenografi enten en veldig fin måte å skrive ting raskt på, eller det er en form for kryptering som er motstandsdyktig selv mot NSAs nysgjerrige øyne. Men uansett hva du føler for det, er det en nyttig ferdighet å ha i notisjonsarsenal.

Selv om det er veldig skremmende å se på, er det ikke så vanskelig å felle korthår. Den erstatter vanlige skrivekonstruksjoner med symboler og forkortelser, slik at du kan skrive hundrevis av ord per minutt. Dette er hva Kim Fletcher, styreleder i Nasjonalt råd for opplæring av journalister, må til si om det.

Hvis du har en kortfattet lapp, kan du finne tilbudet veldig raskt. Du går inn med en båndopptaker, eller en digital opptaker, og hvis du har brukt en time der inne med opptakeren din, har du en times bånd å gå gjennom, det tar ganske lang tid

Det er mange systemer for å skrive korthet, med de alfabetiske baserte systemene (AlphaHand, osv.) blant de raskeste mens Gregg førjubileum, Gregg jubileum Få protokollen til å fungere: Hvordan ta effektive notater under et møteDet er en ferdighet som få mennesker har perfeksjonert; den perfekte møteprotokollen. Oppføringen av hendelser sparer hodepine lenger nede på linjen. Slik tar du effektive minutter i et møte. Les mer , og New Era Pitman å være den raskeste av gjengen. Lek med noen få og finn en du liker! Det har jeg funnet denne siden er utrolig nyttig i å bryte ned forskjellene mellom hver av de mange metodene der ute.

Struktur dine notater

Når du noterer, klatter du en arbeidsflyt, eller går du full Buzzfeed og legger den på en liste? Effektiviteten til notatene dine avhenger helt av måten du strukturerer informasjonen du registrerer.

Registrerer du trinn, eller lager du notater om handlinger folk vil gjøre i fremtiden? Kulepoeng kan være nyttige her. Lager du detaljerte poster om en hendelse som tidligere fant sted? Det kan være lurt å bruke en stil som er mer paragrafisk.

Føler du deg kunst? En annen teknikk som du kanskje synes er nyttig er visuell notat. Her legger du kontekst til tekst ved å legge til farge, grafikk og bilder. Ved å legge til illustrasjoner, kan du legge til ekstra informasjon uten å gjøre notatene dine for ‘ordtunge’.

Til slutt vil du være glad for å vite at det er noen verktøy der ute som gjør det å strukturere notatene dine til en unnvike. Microsoft har en haug med Microsoft Word-maler for å ta referat i et møte. Disse ville ikke se malplassert ut på en prippen, 'skjorte-og-slips' arbeidsplass, men fortsatt ha noen fargeklatter. Jeg har også brukt å bruke Simple Flytt over TextEdit, Simplenote er nå tilgjengelig for MacHvis du bare vil åpne et skriveverktøy og komme i gang med å skrive uten mye distraherende bjeller og fløyter, kan Simplenote være akkurat det du leter etter. Les mer på min minutter på grunn av den rene estetikken og den innebygde sky-sikkerhetskopien.

Konklusjon

Å ta ned minutter er superenkelt, og det er det en strategisk ferdighet for å holde effektive møter Online møteguide: programvare og strategiModerne videokonferanse-tjenester er enkle å bruke, og er tilgjengelige for nesten alle som har datamaskin eller smarttelefon. Muligheten til å få kontakt og møte mennesker online betyr at vi ikke lenger er begrenset av geografisk beliggenhet. Les mer alle av oss skal mestre. Har du noen nyttige tips for å notater i møter? Gi meg beskjed i kommentarene nedenfor!

Bildekreditt: Mark Jensen John Bensondpstyles