12 grunner til at folk fortsatt ignorerer e-postene dine

Annonse

Det er lite mer frustrerende enn å prøve å skrive en presserende e-post, bare for at svaret kommer for sent. Men problemet ligger kanskje ikke hos mottakeren. Det kan ligge hos deg og hvordan du har laget meldingen din.

Forskning har avdekket mange innsikter om hvordan man kan overtale flere medlemmer av en adresseliste til å åpne, lese og klikke på lenker i e-postmeldinger. Men det er mindre informasjon om å oppnå lignende mål for personlig e-post eller jobb-e-post.

Hvis du har et presserende problem på jobben, vil du gjøre det introduser deg for en influencer 6 måter å få travle mennesker til å svare på e-postene dineDet er et helt annet sett med regler når det kommer til e-post som vil oppmuntre eller fraråde en person til å trykke på "svar" -knappen og svare deg. Lær reglene for suksess via e-post. Les mer , eller organisere et møte, hvordan gjør du det mer sannsynlig at du får et raskt svar på e-posten din?

Følgende er en liste over årsaker til at svar på e-postene dine fortsetter å komme sent, eller ikke i det hele tatt. Ved å være klar over disse vanlige feilene og tipsene, vil du kunne dyrke en raskere og mer konsekvent svarprosent på hver av e-postene dine.

Du CC'd personen du trenger svar fra

Hvis du CC folk i meldingen din, vil de ofte anta at de ble inkludert bare for å bli holdt i løkken. Dette reduserer sjansen for at individene reagerer, fordi de ikke føler at de var den viktigste mottakeren. Hvis du trenger at alle skal svare, unngår du å bruke CC-funksjonen. Helst bør du sende en e-post om gangen. Men hvis du må CC, gjør det klart i e-posten at du trenge alle til å svare, gjelder også de som er CC’d.

Emnelinjen din suger

EN kvalitet faglinje Hvordan få e-postmeldingen til å skille seg ut i en uoversiktlig innboksHar du noen gang sendt en e-post du følte var viktig bare for å få svar mange dager senere, eller verre glemt? Gitt, noen ganger er det utenfor din kontroll, men det er ting du kan gjøre ... Les mer må gi folk beskjed om at du trenger svar raskt. Dette betyr mer enn motbydelig å titulere e-posten din “URGENT”. Og det betyr ikke at du må være latterlig detaljert.

Noe så enkelt som “Stevo, vi trenger å ta denne avgjørelsen i morgen” fungerer bra. Først adresserer den den enkelte, slik at de vet at ansvaret ligger hos dem. For det andre formidler innholdet i den emnelinjen en følelse av både presserende og nysgjerrighet. Dette øker sannsynligheten for at meldingen åpnes med en gang.

Du oppgir ikke raskt etterspørselen

Vi vet alle at e-postadresse bør holdes kortfattet. Men hvis du er mer enn noen få korte avsnitt, må du sørge for at forespørselen din er midt i blinken fra begynnelsen, ellers kan den bli oversett.

Dette betyr høflig å komme over det du trenger i første eller andre setning. Du kan gå nærmere inn på det senere, men forutsetningen for hva du er ute etter må komme først.

Meldingene dine kjeder seg

Hvis alle forventer at meldingene dine blir kjedelige, vaflende, sjargongfylte og for detaljerte, vil de avsky ideen om å åpne e-postene dine.

La i stedet folk se frem til å motta en e-post fra deg. Bruk humor. Adresser folk personlig. Unngå bedriftsprat. Hold setningene dine korte og punchy. Inkluder en morsom GIF Finn de beste GIF-ene på nettet med Giphy, en dedikert søkemotor for animerte bilderGIF-er er vanlige på nettet, men det er noen ganger vanskelig å finne den rette for den rette situasjonen. Heldigvis har en ny dedikert søkemotor bare for GIF-er kommet. Navnet er Giphy og ... Les mer . Du kan fremdeles lyse andres dag, selv om du ber dem om en tjeneste.

Du angir ingen frist

Hvis du trenger noe, la mottakeren vite nøyaktig når det er behov for det. For ofte blir vi bedt om å gi et svar "ASAP", eller "snart". Dette gjør fristen subjektiv. Hvis du sier "Jeg trenger virkelig svar på dette spørsmålet innen kl. 16 i dag", er det imidlertid ikke rom for tvetydighet.

Du gir ikke alternativer

Fortsetter du med eksemplet ovenfor, kan det være tilfelle at mottakeren bare ikke kan få svar til deg innen 16:00. Du må redegjøre for denne muligheten i den første meldingen ved å utvide setningen:

“Jeg trenger virkelig et svar på dette spørsmålet innen klokka 16 i dag. Hvis det ikke er mulig, vennligst gi meg beskjed innen middag så jeg kan ordne alternative ordninger. "

E-postadressen er ikke Høy prioritet

Hvis meldingen din egentlig Det haster, du kan gjøre dette mer tydelig ved å merke e-post som sådan i visse e-postklienter. Å kunne merke en e-post som Høy prioritet er mulig i Microsoft Outlook og Apple Mail. Det er dessverre ikke mulig i Gmail, så det nærmeste alternativet er å gå foran emnet ditt med "URGENT:"

Dette bør bare gjøres i virkelig presserende tilfeller. Hvis du ser for å gjøre dette for ofte, vil dette tipset miste effekten.

Du gjør ikke en trussel

Dette høres verre ut enn det er. Gi mottakeren beskjed om at hvis et svar ikke mottas innen en angitt frist, vil visse konsekvenser følge. Som et eksempel: "Hvis jeg ikke har hørt tilbake fra deg innen 14:00, vil jeg anta at alt er i orden, og jeg sender 10.000 dollar til entreprenøren."

Hvis mottakeren deretter velger å ignorere spørsmålet, vet de eksplisitt at ting fortsatt vil fortsette uten innspill. Hvis de vil at stemmen skal bli hørt, må de snakke nå.

Du hjelper ikke

Hvis forespørselen din er veldig bred, vil mottakeren ofte tro at de må lage et mer veltalende svar enn det som er nødvendig. La dem få vite om et enkelt "ja" eller "nei" vil gjøre det. Hvis du arrangerer et møte, kan du tilby tre eller fire praktiske ganger som utgangspunkt. Gjør hva du kan for å svare på e-posten mindre en belastning for mottakeren.

Du sender e-post til feil tid

Hvis du vet at manageren din alltid blir ruset fra seg en torsdag ettermiddag, ikke vent til torsdag morgen med å sende e-posten hvis du kunne ha sendt den på tirsdag. Hvis du vet at kollegaen din har mange e-postmeldinger på starten av hver dag, kan du vente til du vet at de har det gått gjennom innboksen deres 5 Handlingstrinn for å kurere innboksen Null e-post-vanviddInbox Zero er et av de mest populære buzz-ordene. For å virkelig løse e-postproblemene dine må du gå utover Inbox Zero og løse de underliggende problemene. Les mer før du sender meldingen. Dette gjør at e-postadressen din blir mindre av en nål i en høystakk.

Du sender for mange e-poster

Hvis du er kjent på kontoret som en nådeløs e-post, vil kollegaene dine raskt bli blinde for innboksens glede.

Gjør det til en vane Hvordan bruke mikrovaner og gnist massiv personlig endringDet er vanskelig å skape nye vaner. Vaner bygges vanligvis over uker eller måneder med repetisjon, og motivasjon er utfordringen. Når det blir tøft, kan mikrovaner være en stor hjelp. Les mer at e-postene du sender er viktige e-poster. Når noen ser en melding fra deg i innboksen, er det mer sannsynlig at de vil legge merke til det.

Du er utakknemlig

Hvis du fortsetter å spørre folk om ting og ikke viser takknemlighet, vil folk snart komme til å hjelpe deg. I e-postens verden oversettes dette til at folk ganske enkelt ignorerer deg. De vil heller svare på og hjelpe andre mennesker som respekterer sin tid og krefter.

Så hvis noen svarer raskt, takk ham eller henne. Hvis de går ut av deres måte å svare på deg, eller hjelpe deg, må du vise at du er takknemlig.

Gi det et forsøk

Hvis du får problemer med treg svar eller ingen svar er et problem du har hatt, kan du prøve å unngå hvert av feilene ovenfor. Ved å gjøre dette, vil sannsynligvis hver av e-postene dine bli åpnet, lest og svart raskt. Når du har gjort dette i noen uker, bør det bli den andre karakteren. Før du vet ordet av det, vil du være en e-postekspert Vil du bli en ekspert på noe? Prøv bevisst praksisDet er altfor lett å føle seg knust når du prøver å forbedre en viss ferdighet. Bruk kraften i "bevisst praksis" for å komme deg over de irriterende platåene. Les mer .

Hvilke andre e-postteknikker hjelper deg å få et raskt svar? Har noe av det ovennevnte vært spesielt effektivt for deg?

Bildetillegg: kjedelig jobb av Ditty_about_summer via Shutterstock, Hver dag er Valentinsdag av Lili Vieira de Carvalho (Flickr). Er vi nesten der ennå? av Stuard Richards (Flickr). forsiktighet - bratte trinn: 1 av Crystian Cruz (Flickr). Innboks Triage med Gmail av David Bruce Jr. (flickr).