Hvordan lage det siste perfekte tidsstyringssystemet du noen gang vil bruke

Annonse

J.R.R. Tolkien skrev en gang, gjennom karakteren til Gandalf, “Alt vi trenger å bestemme oss for er hva vi skal gjøre med tiden som er gitt til oss." Hvis du vil vite hemmeligheten bak å lage verdens perfekte tidsstyringssystem, må du lytte til Gandalf.

Min egen personlige vei til det perfekte tidsstyringssystemet var lang, og det er strødd med kadaver fra tidligere forsøk. De sier at veien til helvete er brolagt med gode intensjoner. La oss si at jeg alltid begynte å bruke hvert nytt system med veldig gode intensjoner.

Jeg har prøvd Gqueues Ta Google Oppgavestyring og planlegging til et helt nytt nivå med GQueuesGoogle Oppgaver fungerer ikke hvis du vil gå utover dagens styring i dag til morgendagens visjonære planlegging. Det er her GQueues trer opp til platen. Les mer , Todoist Hvor mye mer produktiv er ToDoist Premium? Her er 6 gode grunner til å oppgradereJeg fortsatte å bruke ToDoist gratis en stund. Men fortsatte å komme opp mot ting jeg ville gjøre og ikke kunne. E-postpåminnelser. Legge til notater til oppgaven. Ting som virkelig vil tilføre mye ... Les mer

, Google-oppgaver Transformer Google-oppgaver til en oppgavestyringssuite med Google-oppgaver frakoblet [Chrome]Å bruke Google Tasks er som et kjærlighet-hat-forhold. Problemet med å bruke Google Tasks direkte i si, Google Kalender eller inne i Google Mail, er at oppsettet og brukergrensesnittet er ekstremt forenklet og ... Les mer og hvert livsledelsestriks imellom. Hvis du er som meg, har du sannsynligvis gjort det samme. Det er et konstant søk etter mer organisasjon med mindre arbeid. En måte å skape mer tid på i timeplanen din, til å oppnå alt du drømmer om å oppnå, uten å miste søvnen.

Hva er det perfekte tidsstyringssystemet?

Hvis du er som meg, føler du sannsynligvis at du har et system nesten hva du trenger, men ikke helt. Det er nesten alltid noe som mangler.

Det perfekte tidsstyringssystemet skal ha følgende egenskaper.

• Lar deg et "stille sted" å tenke på livsmålene og drømmene dine
• Gir sømløs integrering av oppgaver relatert til dine mål
• Lar deg organisere og planlegge ditt ukentlige og daglige ansvar
• Hjelper deg med å unngå å glemme viktige oppgaver
• Er kompakt og enkel, men effektiv og all-inclusive

Den siste er som å be om månen, er det ikke? Det er behovet for enkelhet kombinert med kravet om at det skal være altomfattende som gjør å finne det perfekte systemet så umulig.

Opprett en samlebånd for tidsstyring

Det ideelle tidsstyringssystemet skal fungere som en effektiv samlebånd. Du har innkommende arbeid (oppgaver), og de må organiseres og planlegges, og deretter integreres i kalenderen din. Den prosessen ser slik ut:

Problemet med de fleste forsøk på å bruke en singel app som gTasks Bruk gTasks for å synkronisere oppgavene dine med Google [Android]I disse dager er det en million og en god måte å administrere en oppgaveliste på nettet og via mobilapper. Når det er sagt, er det ofte fortsatt noen få mennesker som ennå ikke bruker en av ... Les mer eller noe slikt er at disse appene er spesialiserte for å håndtere en eller to deler av denne prosessen veldig bra.

Tidssporingsverktøy 4 utmerkede gratis tidssporingsverktøy [Android]Uansett hvem du er, er tiden en utrolig viktig vare. Vi har tildelt den samme tiden - 86.400 sekunder hver dag - og det er opp til oss hvordan vi bruker den tiden ... Les mer eller bruker Pomodoro teknikk Pomodoro Web App Tomato.es er tidsstyring enkeltKan du ikke fokusere? Kom på jobb, nå. Tomato.es er en gratis Pomodoro-timer som du kan bruke direkte i nettleseren din - og det er muligens den beste slike app jeg noen gang har brukt. Pomodoro-teknikken er enkel: ... Les mer gjøre deg utsette mindre Hvorfor forsinkelse ikke kan kureres av oppgavehåndteringsapper [Opinion]I den lengste tiden har jeg slitt med tidsstyring, og i noen aspekter gjør jeg det fortsatt. En av de mange metodene mine for å "overvinne" min manglende tidsstyring var å bruke oppgavehåndteringsapplikasjoner. JEG... Les mer ved å administrere ukesplanen din, men ikke hjelpe deg med å organisere oppgavene dine.

Det var ikke før Justin viste meg teknikken hans med å bruke LEGOS som en tidsstyringsmetode Slik bruker du LEGOs for å administrere tiden din bedreJeg tror jeg har funnet det ultimate produktivitetsverktøyet: LEGO-er. Ikke la være! La meg forklare. Les mer at jeg begynte å få noe som kan fungere bedre for meg. Dette førte til det jeg trodde ville bli mitt beste og siste styringssystem gjennom tidene, bruker Trello Trello - Et unikt, enkelt og kraftig prosjektstyringssystem fra et godt hjemBetyr navnet Joel Spolsky noe for deg? I så fall vil du lese dette innlegget, fordi det viser Spolskys siste og største prosjekt. Og hvis ikke, bør du vite at dette er ... Les mer .

Sette brikkene sammen

Trello var likevel ikke et lett sted å gjøre planlegge livsmål Hvordan lage et visjonstavle og møte dine store målDu kan kalle dem som store steiner eller store, hårete, dristige mål. Noen kaller det en bøtte liste. Å tømme bøtta krever handling. Det er her et visuelt verktøy som Trello viser seg å være nyttig. Les mer , og det å håndtere oppgaver fra et trinn i timeplanen til det neste var veldig klønete.

Av disse grunner bestemte jeg meg endelig for å ta alle leksjonene jeg har lært fra tidligere systemer Jeg har testet og kombinert alt i et enkelt, automatisert tidsstyringssystem som gjør det alle.

Første - Lag ditt Master Time Management Sheet

Arbeidsflyten som jeg stjal fra Justin og brukte i Trello-systemet fungerer bra. I utgangspunktet starter du på den ene siden med alle de innkommende nye oppgavene du trenger for på en eller annen måte å passe inn i timeplanen din. Til venstre for det har du en liste over alle oppgavene du vil fullføre denne måneden. Til venstre for det denne uken.

Dette systemet fungerte for meg i omtrent fire eller fem måneder. Jeg begynte å glemme ting som var på noen av listene. De ble ikke flyttet til "i dag" og ble bare begravet. Systemet begynte å svikte meg.

Så her er hva jeg gjorde. Du må først lage et Google-regneark, og lage fire ark.

I dette tilfellet starter du til venstre og lager en innkommende ark. Dette viser alle innkommende oppgaver fra de forskjellige andre systemene.

Til høyre for dette lager du en Månedlige krav ark. Til høyre for det opprette en Ukentlige krav ark. Til høyre for det oppretter du Ukentlig timeplan ark.

Vi kommer til å formatere de individuelle arkene om et øyeblikk. Men først lager du en ukekalender i Ukentlig timeplan ark ved å opprette en rad med ukedager og en kolonne på hver halvtime for en hel dag.

Nå som du har fått din ukeplan klar til bruk, er det på tide å begynne å legge inn oppgaver i det nye tidsstyringssystemet ditt!

På Innkommende ark, lag overskrifter for Oppgave, Prosjekt, Dato lagt til, Merkelapp, Prioritet, link, planlagt, og Ferdig.

Disse feltene vil alle være fornuftige i et øyeblikk når vi begynner å mate innkommende ark med automatiske feeds.

2. - Lag og automatiser dine livsmål

Den første av disse innmatingene er livsmålene dine.

Den viktigste leksjonen jeg lærte er at når det gjelder de store målene, trenger du et rom som er ren og ment kun for ett formål - å tenke på de tingene som er viktigst for du.

Av alle tidsstyringsappene jeg noen gang har prøvd, er dette ett formål Todoist er perfekt.

Det er rent og enkelt. Du lager de store livsmålene til venstre, og deretter på høyresiden bryter du ned de virkelig store målene i delmålene du vil jobbe mot hele livet.

For eksempel er et av livsmålene mine å ha en lykkelig familie. Noen delmål av dette ville være "Gi en positiv barndom" for barna mine, eller "Vær en hengiven og omsorgsfull mann". Under disse delmålene er det hvor mer detaljer går. For eksempel vil det å bygge et soverom til datteren min absolutt gi henne en mer positiv barndomsopplevelse.

Nå er dette en handlings oppgave. Det du vil gjøre er å sette opp etiketter for disse handlingene som kan gjøres, slik at ToDoist automatisk sender disse til master Time Management System.

Du må bruke ToDoist Premium å ha tilgang til etiketter (det er billig og vel verdt det!)

I ToDoist er det bare å klikke på etiketter i venstre navigasjonsfelt og klikk deretter på Legg til etikett knapp.

I eksemplet ovenfor, for å bygge en soveromsoppgave, etter å ha opprettet en happy_family-etikett, la jeg til "@happy_family" til selve oppgaven, for å merke den.

Hvorfor hjelper disse merkelappene deg? For nå kan du bruke IFTTT å oppdage de merkede oppgavene, og sette inn oppgavene i den splitter nye innkommende ark i Google Sheets.

I IFTTT velger du bare ToDoist-utløseren og velger Ny oppgave opprettet med etikett.

Deretter kan du velge fra en rullegardinliste over etikettene du opprettet, i tillegg til prosjektet der du brukte etiketten.

Til slutt, sett handlingen til Google Drive, velg Legg til rad i regnearket, og skriv inn riktig navn på Google Regnearket der du opprettet "Innkommende" arket.

Legg merke til feltene i den utgangen? Dette er de samme feltene du nettopp opprettet i regnearket.

Så nå, når du oppretter en Life Goal-relatert oppgave i ToDoist og bruker en av etikettene som du har opprettet IFTTT-utløsere for, blir oppgaven automatisk lastet inn i innkommende regneark.

Tenk på det. Nå kan du lene deg tilbake, tømme tankene og bare planlegge livsmålene dine. Ingen bekymringer for hvordan du planlegger hva du trenger å gjøre for å oppnå dem - bare idémyldre og merke oppgaver du trenger å utføre for å komme dit. La automatikken ta seg av resten.

Tredje - Automatiser dine presserende krav

Selvfølgelig er livet ditt mer enn bare dine livsmål. La oss innse det, daglige krav, telefonsamtaler og e-poster alt sammen bombarderer deg med nye krav og nye oppgaver. Du trenger en måte å håndtere disse kravene også.

Svaret for dette er også å automatisere en "innkommende" strøm fra e-postkontoen din. Ikke bekymre deg, dette er veldig enkelt. Bare skap en IFTTT-trigger for hver gang du stjerne en e-post i innboksen din.

Lag deretter den samme handlingen som du gjorde før - Legg til rad i regnearket. Sørg for å skrive inn det samme regnearknavnet riktig. Du må også tilpasse Formatert rad slik at den avgir de påkrevde feltene for den inngående tabellen du opprettet.

Det viktige er bare å sørge for at emnet til e-posten stemmer overens med "Oppgave" -feltet i regnearket.

Hver gang du stjerne en e-post i innboksen din, blir den emnelinjen for e-post lagt til i regnearket som en annen innkommende oppgave.

Det fine med dette er at når du skanner e-post og ser en e-postmelding som krever tid, må den bli en oppgave som er planlagt i arbeidsflyten. Ikke kast bort tiden din på å prøve å utføre oppgaven umiddelbart. Bare stirr den og gå videre.

Nå som du har fått dine livsmål og dine daglige e-postmeldinger alle automatiserte for å fylle de innkomne oppgavene køen til det nye tidsstyringssystemet ditt, er det på tide å komme seg ned i å organisere arbeidsflyten for det system.

Fjerde - Organiser arbeidsflyten for tidsstyring

Nå kommer den morsomme delen. Hvis du har brukt ToDoist for å planlegge de langsiktige målene dine, og du har vært med i hovedrollen på viktige ting i e-postene dine, vil du se at det er kommet et par nye oppgaver på arket!

Husk planlagt og Ferdig felt du opprettet? Vel, det var ekstrautstyr som ikke blir fylt ut av automatiseringen. Dette skyldes at når du velger hvert oppgavenavn og flytter dem over til Denne måneden eller Denne uka ark, må du notere at du har planlagt den oppgaven. Når du fullfører oppgaven, kan du markere den som ferdig ved å bruke Done-feltet.

Når en oppgave er planlagt, eksisterer den i arket Måned eller uke. Tanken er at du på månedlig basis skal flytte alle innkomne oppgaver som du tror du kan utføre denne måneden til Denne måneden ark.

De Denne måneden og Denne uka ark skal ha følgende felt: Oppgave, For hvem?, Frekvens, Gjenta og Livsmål.

Når du flytter et oppgavenavn fra innkommende til denne måneden, tar du deg tid til å fylle ut feltene. Hvem (hvilken klient eller person) er oppgaven for? Er det en oppgave du trenger å gjenta hver måned? Er det fra et av dine livsmål?

Det viktigste er å definere når oppgaven må fullføres innen. Sortering etter dette feltet hjelper deg med å prioritere hvilke oppgaver du skal utføre når du planlegger uken.

Husk å gjøre dette hver måned. Ta deg også tid i begynnelsen av uken på å flytte oppgaver fra Denne måneden ark til det samme Denne uka ark. I tilfeller der oppgaven gjentas månedlig, kan du legge til oppgaven direkte i den ukentlige kalenderen og oppdatere "Neste grunn" -feltet.

Dette er det fine med dette systemet. Det kan hjelpe deg med å styre alt - oppgaver relatert til de viktige livsmålene, hverdagslige daglige oppgavene som kommer ut av e-post, månedlige og ukentlige oppgaver som du trenger å utføre uansett hva, og deretter de viktige oppgavene du legger til de innkommende ark selv.

Når oppgavene blir behandlet og flyter fra fane til kategori, blir de datert og prioritert, og så vil du endelig legge det til i timeplanen din for den kommende uken. Dette er planen på den aller siste fanen, som du opprettet i begynnelsen av denne artikkelen. Denne bruker tidsblokkerende strategi Tidsblokkering - Det hemmelige våpenet for bedre fokusLeter du etter en mer effektiv måte å organisere arbeidsdagene på? Prøv tidsblokkering. Denne tidsstyringstaktikken kan hjelpe deg med å holde deg i rute mens du holder distraksjoner, utsettelse og uproduktiv multitasking i sjakk. Les mer som Rob nylig skrev om - noe som fungerer ganske bra.

Du kan vurdere å fargekode disse oppgavene når du legger dem til i timeplanen for uken. Kanskje kan du lage en fargekode for hver enkelt klient eller bruke forskjellige farger for å betegne forskjellige prosjekter eller prioriteringer.

Nøkkelen med dette systemet er at det er i stand til å håndtere alt, fra din livsplanlegging og målsetting 5 kritiske feil man må unngå når man setter målMålsetting er en flott måte å kutte ned på utsettelse og øke produktiviteten. Hvis du ikke har mål, har du ikke retning. Uten retning er det lett for deg å føle deg fortapt og forvirret. Heldigvis,... Les mer , til prosjektene du jobber med akkurat nå.

De planlegges deretter for å bli oppnådd på den andre og tredje fanen, og til slutt planlagt og oppnådd på den siste fanen. Så lenge du er disiplinert nok til å sette deg ned og bruke dette systemet til å planlegge den kommende måneden og uken, vil det øke produktiviteten mange ganger.

Har du funnet det perfekte tidsstyringssystemet ditt ennå? Ser det ut som det kan fungere for deg? Del dine egne erfaringer og tips om tidsledelse i kommentarfeltet nedenfor!

Bildetillegg: Tidsfordriv Via Shutterstock