Lage enkelt møteplaner ved hjelp av møteforventninger [iPad]

Annonse

Selv om ingen av oss ser frem til å delta på møter, er det heldigvis en rekke nyttige nettbaserte og mobile applikasjoner, som f.eks AgreeDo Agreedo: Skriv og administrer møtereferatene dine gratis onlineI flere uker nå har jeg søkt etter et brukervennlig nettsted eller et program som gjør det mulig for meg å oppbevare og lagre møtereferater. Den tradisjonelle tekstdokumenttilnærmingen er ikke lenger en produktiv ... Les mer , som gjør oppgaven med å planlegge møter enklere. Alle vellykkede møter starter med en gjennomtenkt agenda som inkluderer et klart definert mål og formål for hver agendapost. En godt utviklet agenda kan hjelpe deg og teammedlemmene dine å holde fokus, og kanskje redusere tiden du møter.

Jeg bruker regelmessig MyCommittee MyCommittee er det beste online verktøyet for å lage online agendaer og minutterOnline verktøy og ressurser for å organisere effektive møter er brede og varierte og ekstremt nyttige. Med nettsteder som MyCommittee.com kan du redusere behovet for frem og tilbake e-post og videresende dokumenter for å trekke sammen ... Les mer

å utvikle agendaer og ta minutter for de fleste møter jeg arrangerer og tilrettelegger. Men jeg har også oppdaget en gjennomtenkt iPad-app som heter Møter Forventninger (gratis), designet for å lage og dele møteagendaer. Selv om appen ikke er laget for å ta minutter, inkluderer den en funksjon som kan brukes i en klype til det formålet.

Grunnleggende oppsett

Møte forventninger har et rent brukergrensesnitt som faktisk sparer deg for noen få trykk når du legger til data. For å sette opp en agenda, trykker du bare på + -knappen øverst til venstre på menylinjen. Det er oppføringsfelt for den obligatoriske tittelen, plasseringen, datoen og tidspunktet for møtet.

Det er også en "hensikt”Felt som ikke bør overses. Et gjennomtenkt møte skal ha et klart definert formål som begynner med et slags handlingsverb - f.eks. “evaluere gjeldende markedsstrategi ”.

Møteforventninger inkluderer også en deltakerfunksjon som kobles til iPad-kontaktlisten. Ingen tvil om at de du møter med sannsynligvis vil være eller bør være i kontaktlisten din. Hvis en deltaker ikke er på listen din, kan du legge til nye kontakter fra appen. Ikke bare er denne funksjonen en tidsbesparende fordi den reduserer behovet for å skrive navn og e-postadresser, den er også nyttig for å raskt dele agendaen med deltakerne via e-post.

Angi agendaposter

Møteforventninger er virkelig en tidsbesparelse når det gjelder å utvikle en agenda. Du legger selvfølgelig til agendaposter ved å bruke inputfeltet, men appen sparer deg noen få kraner basert på hvordan den er satt opp. Etter at du har skrevet inndata og trykk på Ferdig knappen, applikasjonen legger elementet til listen, men heldigvis lukker det ikke tastaturet.

Merk - agendaelementer skal vanligvis starte med et handlingsverb, f.eks. Gjennomgå, evaluere, diskutere, idédugnad, rapport, brief.

Du kan fortsette å legge til agenda-elementer, som hver tildeles 15 minutter som standard. For øyeblikket ikke bekymre deg for å angi varighet for hvert agenda-element.

Møteforventninger inkluderer også en fin liten funksjon for å legge lunsj- og kaffepauser til dagsordenen din. Standardtiden for disse elementene er henholdsvis 45 og 15 minutter, men tidene kan justeres.

Nye og viktige agendaposter skal også inneholde navnet på deltakeren som er ansvarlig for det elementet, samt en kort beskrivelse av hvorfor elementet legges til dagsorden. Utviklerne av Meeting Expectations forsto tydelig viktigheten av å definere dagsordenpunkter.

Du kan trykke på en dagsordenpost og legge til navnet på teammedlemmet som er ansvarlig for det elementet, og en kort beskrivelse og merknader knyttet til hva som vil bli dekket i løpet av den delen av agendaen. I en klype kan denne funksjonen også brukes i minutter. Dagsagebeskrivelsene dine er skjult mens du er agenda-redigereren for appen, men de vises på den lagrede hjemmesiden og dokumentet du e-post.

Som du vil se, vil møteforventninger automatisk beregne varighetstiden for møtet basert på den tildelte tiden for hvert agenda-element. Dette er en søt liten tidsbesparelse, og selvfølgelig agenda-elementer og tider kan redigeres. Elementer kan også enkelt flyttes rundt eller slettes. Evnen til å justere tidene kan også gjøres i løpet av møtet. Så hvis du går over tid for et bestemt element, kan du justere andre agendaposter slik at møtet slutter etter planen.

Dele agendaen din

Når du er ferdig med å sette opp agendaen din, blir alle innspillene dine pent formatert på applikasjonens hjemmeside. Husk imidlertid å tappe på Lagre -knappen før du lukker applikasjonen, ellers blir alle de ikke lagrede dataene slettet.

Meeting Expectations gjør det superenkelt å dele agendaen din via e-post. Selve e-posten vil inkludere alle agendainnspill, inkludert dato og klokkeslett, og dagsordensposter og notater for møtet. Dessverre må du imidlertid legge inn deltakernes e-postadresser manuelt i "Til" -feltet i e-posten Møter forventningene oppretter. Det vil spare noen trinn hvis appen gjorde det for deg.

Ikke desto mindre er det en flott måte å samarbeide og få flere innspill til dagsordenen ved å sende agendaen til deltakerne noen dager eller en uke før møtet.

Du kan også lagre dato- og agenda-elementene i Kalender-appen på iPad-en.

Andre funksjoner

En annen enorm tidsbesparelse i møteforventninger er muligheten til å klone lagrede møter. Dette betyr at du ikke trenger å skrive inn dagsordensposter fra tidligere møter, men bare redigere elementene til neste møte. Dette er spesielt en nyttig funksjon for tilbakevendende, regelmessig planlagte møter som inneholder både gamle og nye agenda-elementer.

Du kan også lagre agendaer som ikke planlagte utkast, og alle agendaene dine blir selvfølgelig arkivert.

Totalt sett er Meeting Expectations en godt designet, tidsbesparende mobilapp. Det vil være enda bedre som en desktop-applikasjon. Meeting Expectations erstatter behovet for å bruke Microsoft Word-maler eller andre rent tekstbaserte applikasjoner. Denne appen får agendaene dine til å se profesjonelle ut.

Meeting Expectations er i sin første versjon, så jeg håper det betyr at det kommer flere funksjoner, inkludert muligheten til å lagre agendaer til Dropbox, og som PDF-er. Noen få andre ønsker inkluderer muligheten til å legge til navn til notater fra deltakerlisten, i stedet for å måtte skrive dem manuelt. Dette er mindre forespørsler, spesielt siden det bare er noen få andre lignende mobilapper i iTunes App Store.

La oss få vite hva du synes om Møte forventninger. Vil du prøve det, eller bruker du allerede en annen lignende løsning?