Skann og administrer kvitteringene dine, spar plass, papir og tid

Annonse

Papirkvitteringer går lett tapt og vanskelig å finne når du trenger dem mest. Heldigvis løser digital disse begge problemene. Bevæpnet med en smarttelefon, skylagring og din egen organisasjonsdyktighet kan du også løse problemet med feilplasserte kvitteringer.

Enten du sender inn skatten eller kaller garantien, er kvitteringer avgjørende. Noen selskaper har valgfri e-postkvittering, de fleste gjør det ikke. Selv om du alltid bør beholde den kassetten som er så trygg som mulig, kan en digital sikkerhetskopi være en livredder - selv om du bare gjør skatten din.

Smarttelefonskannere

Stort sett alle har en smarttelefon i disse dager, og hver smarttelefon har et kamera. Det er noen gode apper der ute for å skanne papir til fil, uavhengig av hvilket operativsystem du bruker. App-butikker er det absolutt syltetøy pakket med skanne-apper og hard konkurranse er alltid bra for forbrukerne.

Følgende apper er først og fremst bygget med skanning i tankene, og dokumenter lagres i smarttelefonens minne. Det er sannsynlig at de tilbyr den beste kvaliteten med tanke på deres eneste formål, og noen tilbyr til og med nyttige eksport-, delings- og samarbeidsfunksjoner.

iOS, iPhone og iPad

Jeg har alltid hatt litt av et bløtt sted for TurboScan ($ 1,99), a budsjett-skanner-app som gir gode resultater TurboScan - Eller hvorfor din neste skanner koster $ 1,99 [iPhone]Jeg hadde en skanner en gang. Det tok enormt mye av barneskrivbordet mitt rundt 1998, koblet til via parallellport og forholdet mellom kvalitet og hastighet var mildt sagt dårlig. Det var den... Les mer . Det lar deg lage flere sider PDF-er, så vel som JPEG-er. Selv om grensesnittet ikke er mye å skrive hjem om, kanteregistrering og total skanning kvalitet (med justerbare kontrastinnstillinger) er begge utmerket, og det er en "SureScan 3x" -funksjon som fusjonerer tre eksponeringer, spesielt nyttige i svakt lys.

Jeg klarte også å ta tak CamScanner + ($ 4,99) mens den var i salg, og å ha brukt den flere ganger har vært fornøyd med resultatene. Appen lar deg fakse skannene dine direkte (mot betaling), merke oppføringer, samarbeide, identifisere tekst og til og med sette en passord for å sikre dine private dokumenter. Det er en gratis versjon tilgjengelig som bruker annonser og vannmerker skannene dine, blant andre begrensninger.

En av de mest funksjonsrike appene kommer i form av Scanner Pro ($ 6,99) med en passende prislapp å matche. Appen har funksjoner som sanntids grenseoppdagelse for bedre innramming, iCloud-synkronisering for å beholde din skanner sikkerhetskopiert og synkronisert med enhetene dine og direkte opplasting til Dropbox, Google Drive og Evernote. Hvis du trenger en app som gjør alt, er sannsynligvis Scanner Pro det.

Android

Google-brukere kan også benytte seg av CamScanner + ($ 4.99) eller desto mer populært gratis versjon, som har et lignende robust funksjonssett. Som forventet, vannmerker gratis prøveversjonen dine innkommende skanninger og begrenser noen av appene mer nyttige funksjoner, men kvaliteten levert av CamScanner er den utmerket Skann dokumenter på telefonen din med CamScanner for AndroidDu kan bruke denne praktiske appen til å skanne alle dokumenter direkte fra telefonen. Les mer .

Et annet godt alternativ til CamScanner + er Mobil dokumentskanner ($ 4,99) også kjent som MDScanner. Med flersidesupport, kantdeteksjon og en rekke behandlingsalternativer for å lage tekst, bilder eller tavletegninger skiller seg ut, er appen et meget dyktig tillegg til ditt mobilkontor. Som alltid kan du sjekke ut gratis versjon som er avhengig av reklame, vannmerke og en begrenset batch-skanning.

Windows telefon

I deres hastverk med å dominere landskapet for skanning av apper har CamScanners utviklere truffet Windows Phone-butikken med gratis CamScanner for Windows Phone. Fra hva jeg kan fortelle, har appen ingen begrensninger og koster heller ikke en krone - prisen du lønnen er i funksjoner, da ikke alt tilgjengelig i iOS- og Android-versjonene fungerer ganske bra her ennå. Likevel er det gratis, og det gir en smakfull PDF.

På grunn av plattformens (manglende) popularitet har ikke Windows Phone-brukere mye valg når det gjelder andre apper. Det er gratis Handyscan, men det ser ikke bedre ut enn CamScanner, så du har det bedre med førstnevnte.

Skylagring

En av fordelene med å skanne kvitteringene dine til PDF eller bildeformat er å kunne lagre dem i skyen, klar til å få tilgang til når du trenger dem. Heldigvis finnes det noen få apper som gifter seg med både lagring, organisering og til og med dokumentfangst - og de står alle fritt til å starte opp.

Googles egen skylagringsplattform gir et flott sted å beholde kvitteringene dine, forutsatt at du ikke har altfor bry deg om å legge kjøpshistorikken din i Googles hender. Både iOS- og Android-appene har en dokumentskanningsfunksjon som lar deg raskt fange opp, laste opp og organisere kvitteringer og andre dokumenter. Den beste delen av dette er at du kan bruke flere enheter som kjører forskjellige operativsystemer for å fange opp alt, og lagre (eller få tilgang til) det hele på samme sted.

Beklager Windows Phone-brukere, Google har ikke brydd seg om å lage en app for plattformen din ennå - og det ser ikke ut som om de kommer snart.

Evernote er et flott alternativ til Google Drive hvis du allerede bruker notat-tjenesten. I tillegg til å være gratis for en grunnleggende konto (10 MB maksimal notatstørrelse, 60 MB per måned opplastningsgrense) iOS og Android-versjoner inneholder en utmerket dokumentskanner, ideell for å lagre tekstvennlige snaps av kvitteringer. Du kan legge disse til en lapp eller notisbok du ønsker, merke dem og til og med åpne dem i Skitch for merknad.

Dessverre inkluderer ikke Windows Phone og Blackberry versjoner av dokumenter, men de lar deg ta en smekk og laste den opp fra enheten din - så det er det.

Når det gjelder skanning, har Windows Phone-brukere et ganske praktisk triks opp ermet - en dedikert app kalt Office Lens skanner kvitteringer, dokumenter og tavler direkte til OneNote. Appen krever at du logger deg på med en Microsoft-konto, og lar deg lagre bilder i både "dokumentmodus" og "tavlemodus" rett til skyen. Du kan deretter få tilgang til dem via WindowsPhone sin innebygde OneNote-app, eller lignende desktop-utgave.

Skann smartere ved hjelp av en dokumentskanner

Hvis du konsekvent blir skuffet over resultatene fra håndholdt skanning, kan det være lurt å vurdere en dokumentskanner. Vi har viste deg hvordan du lager en i fortiden Hvordan bygge din egen smarttelefon dokument skannerHar du noen gang prøvd å ta et bilde av et dokument med smarttelefonkameraet, i håp om å konvertere det ved hjelp av OCR-programvare til et PDF- eller Word-dokument senere? Kanskje du har forsøkt å ta ... Les mer , og hvis du skanner mange kvitteringer, kan det være verdt å ta seg tid til å lage dine egne.

Ved å holde enheten i ro og slippe mye lys inn, kan en skannekasse forbedre kvaliteten på skannene dine og redusere skjevhet forårsaket av kantkorreksjon.

Bruk IFTTT For smartere organisasjon

IFTTT er et uendelig nyttig automatiseringsverktøy Den ultimate IFTTT-guiden: Bruk nettets kraftigste verktøy som en proffIf This Then That, også kjent som IFTTT, er en gratis nettbasert tjeneste for å få appene og enhetene dine til å samarbeide. Er du usikker på hvordan du bygger appleten din? Følg med i denne guiden. Les mer som bruker en kombinasjon av utløsere og handlinger. IFTTT kan hjelpe deg med å organisere kvitteringer på flere måter, men den største fordelen jeg kan se er å bruke den til å organisere dine digitale kvitteringer slik at de vises sammen med de skannede.

Hvis du er en Gmail-bruker, kan du konfigurere forskjellige utløsere, for eksempel å legge til en bestemt etikett i en melding, emnelinjer eller e-post fra utpekte avsendere. Hvis du allerede har konfigurert filtrene dine slik at shopping-e-postmeldinger automatisk blir merket når de ankommer innboksen, kan hele prosessen være utrolig grei.

Det er da en enkel sak å velge handling - å lagre i en utpekt Google Drive-mappe, lagre i Dropbox, for å lagre en ny notat i din Evernote “Kvittering” -notisbok, for å legge til en ny lapp til OneNote-kontoen din - valget er ditt, og ganske ubegrenset til at.

Seriøst med skanning?

Til slutt, hvis du er det egentlig seriøst om skanning, kan det være lurt å vurdere en mobil skanner fra slike Doxie eller Flip-Pal. I motsetning til de tykke flatbedmodellene fra yore, er disse modellene (spesielt de fra Doxie) designet for å være lette og mobile. Basismodellen til hvert selskap starter på $ 149, men hvis du skanner mye, bør ikke inngangsavgiften være noe problem.

Hva er tipsene dine for å holde deg oppå bunken med papirkvitteringer? Legg til dine egne mestringsmekanismer i kommentarene nedenfor.

Bildetillegg: Kvitteringer på supermarked Via Shutterstock