Power User Guide til Gmail

Annonse

Gmail har endret seg så mye over tid at å referere til det bare som en "e-postklient" ikke gjør det rettferdig. Tenk på det på denne måten, du kan bruke smarttelefonen utelukkende til å ringe eller bruke en datamaskin til å bare lage dokumenter. Du kan eie en sportsbil du bare kjører et par kvartaler. Du kan, men det er bare så mye mer disse tingene kan gjøre for deg, og du ville kaste bort pengene dine på å bare bruke dem til en ting. Det samme kan sies om Gmail, selv om det ikke koster deg en krone å bruke.

I denne guiden:Begynner på nytt med Gmail | Gmail som kommunikasjonssenter | Etiketter, Gmail sitt DNA | Føl kraften i søk og filtre | Produktivitetsverktøy for Gmail

Merk: Denne Gmail-guiden er ikke for nye brukere, men for de av dere som allerede bruker Gmail og vil dra nytte av de mange funksjonene. De av dere som er nye, bør nok lese Nybegynnerguiden til Gmail først, som vil gi deg en introduksjon til tjenesten og hvordan du bruker de mest grunnleggende og viktige funksjonene.

Begynner på nytt med Gmail

1.1 Temaer og det effektive Gmail Mindset

Et bilde er verdt tusen ord, så i stedet for å forklare hvordan Gmail-grensesnittet mitt ser ut, vil jeg bare vise deg:

Hva er det første du legger merke til? Er det Gmail-kalenderintegrasjonen, nyttige faner for organisering eller varslingsikon?

Det første vi skal starte med er Gmail-temaet ditt. Det er sannsynligvis den ene tingen du ikke la merke til med en gang. Det er ingen fancy stjerner, ingen ninjaer som henger mellom emnelinjer og ingen bilder i bakgrunnen. Og det er poenget: Temaet er ganske enkelt ute av veien. Med temaer kan du velge at Gmail skal ha et annet utseende, som er en favorittfunksjon blant mange brukere. Du kan lese den opprinnelige Gmail-guiden for å lære hvordan du bruker dem, men hvis du ser alvorlig på å være effektiv med e-postene dine, bør du vurdere å holde ting så enkelt som mulig.

Gmail-temaet ditt er mer enn bare en samling farger eller en fin bakgrunn. Det gir stemningen når du ser på e-postene dine, og kan til og med påvirke hvordan du reagerer på dem. I en profesjonell Gmail-konto hvor du arbeider med prosjekter og prosjekter, bør effektivitet ha forrang for kreativitet. Velg et rent tema med høy kontrast, og ikke overvelde deg selv med en mengde distraksjoner.

Å skille ditt arbeid og ditt personlige liv er sannsynligvis noe av det viktigste du kan gjøre for å lykkes med begge deler. Så, for en mer effektiv innboks Hvordan mestre Gmail Inbox AngstSå mange e-poster, så lite tid. Føler du deg slik når det gjelder å administrere Gmail-innboksen? Vi viser deg enkle innstillinger og nyttige verktøy for å organisere og stress-bevis din Gmail-innboks. Les mer , prøv å endre Gmail tilbake til det opprinnelige temaet i et par uker. Du vil lære å sette pris på det. Ikke undervurder dette lille, men viktige forslaget, det vil sette deg i riktig tankesett for resten av denne håndboken.

1.2 Tøm tankene dine, tøm innboksen

Hold innboksen til Gmail tom Gå til Inbox Zero i Gmail med disse strategieneÅ holde seg oppdatert på e-post er tøft! Nøkkelen til innboksen null er å automatisere så mye av prosessen du kan. Vi viser deg hvordan du nærmer deg innboksen null i Gmail. Les mer er et annet sentralt punkt i effektiv Gmail-sending. Som det enkle temaet, er det et tankesett du trenger å trene deg opp til å komme inn på. En stor innflettet innboks full av meldinger tilsvarer et skrivebord fullt av papirer. Du bør bare bruke innboksen for e-postmeldinger du ikke har lest ennå og trenger svar; resten hører hjemme.

Vi vil senere lære hvordan du bruker Gmail kraftige filtre (se kapittel 4) for å organisere innkommende e-poster og hvordan å bruke snarveier (se kapittel 5) for raskt å arkivere e-postmeldinger som ikke krever øyeblikkelig Merk følgende. Gmail tilbyr også faner og et automatisk merkesystem for enklere organisering (også i kapittel 5).

Behandle innboksen din som en "å gjøre" -liste. Enhver e-post i det krever at du gjør noe med det (svarer vanligvis på det). Så snart du er ferdig med å ta vare på e-posten, arkiver den. Du kan bli overrasket over å lære hvordan avlaste en tom innboks kan være.

1.3 Gmail og integrasjon med andre Google-produkter

Mens denne Gmail-guiden fokuserer på Gmail og hvordan du får mest mulig ut av det, har Google gitt ut mange produkter som fungerer sammen i harmoni. Det er mye som kan sies om disse tjenestene (noen av dem vil dekke i forskjellige punkter i denne håndboken), men foreløpig kan du prøve å se på Gmail som et "lag" med tjenester på toppen av andre lag, alt flyter sammen i ett retning.

Mange av forbedringene til Gmail som er beskrevet i denne håndboken, fungerer gjennom disse andre tjenestene som er fullt integrert i Gmail. For å dra full nytte av disse, må du våge deg frem og se nærmere på dem. Jeg oppfordrer deg sterkt til å gjøre det.

2. Gmail som kommunikasjonssenter

2.1 Gi Chat det rommet det fortjener

Forhåpentligvis bruker du nå et effektivt Gmail-tankesett, så jeg vil at du skal vurdere Gmail-chat-funksjonen og bruker Hangouts Google Splits Hangouts i "Chat" og "Meet"Google deler Hangouts i to separate apper, Hangouts Chat og Hangouts Meet. Ingen ser ut til å vite hvorfor, men det skjer likevel. Les mer . Som standard klemmer Gmail kommunikasjonen til nedre venstre hjørne av skjermen, gjemt under en skillelinje. Dette er sannsynligvis slik chatten din er konfigurert akkurat nå.

Hvis du vil bruke Gmail som et kommunikasjonssenter, må du gi chatområdet en mye mer fremtredende posisjon på skjermen. For å gjøre dette, flytter vi chatelinjen til høyre på skjermen. Klikk på utstyr ikonet øverst og velg innstillinger. Velge Labs fra toppen og i søkevinduet som vises, skriver du "chat" for bare å se det tilgjengelige alternativet for chatfunksjoner. Deretter aktiverer du Høyre-side chat og klikk Lagre endringer nederst på siden. Gmail bør deretter laste inn på nytt med endringen.

Det var lett, ikke sant? Husk denne Labs-fanen fordi vi snart kommer tilbake til den og bruker den for tilleggsfunksjoner.

Chat fra høyre side bruker høyre side av skjermen, som er relativt ubrukt i Gmail. Den lar deg se flere av kontaktene dine på en gang, gjør chatten mer visuelt fremtredende og gir deg mer rom til å se etikettene dine til venstre, uten å hele tiden flytte den irriterende dynamiske linjen. Dette er en enkel vinn-vinn-situasjon.

2.2 Bruke chat for mer enn bare å chatte

Som jeg nevnte tidligere, er Gmail-chatten en av de kraftigste funksjonene. Dessverre er det mange Gmail-brukere som fortsatt ikke er klar over dets fulle evner, og Google ser ut til å gjøre en dårlig jobb med å gjøre disse funksjonene kjent.

La oss se nærmere på chat-baren vår. Først er Hangouts-kontakter-knappen som viser de du tidligere har blitt med i en Hangout. Hvis du velger en, har du muligheter for å kontakte dem via videosamtale, Hangout eller e-post. Du kan også se de grunnleggende detaljene deres.

Neste er Hangouts-knappen, Googles versjon av videokonferanser. Hangouts er en Google Plus-komponent som lar deg snakke med opptil fem personer i Gmail (det er mulig å snakke med flere mennesker direkte gjennom Google Plus). Du kan til og med få folk til å være med via telefon. Det er Gmail sitt ultimate kommunikasjonsverktøy og en av de beste funksjonene det kan tilby deg.

Til høyre for det er telefonsamtaleknappen som tar opp kontakter du kan ringe. Dette vil starte samtalen i et lite tastaturvindu.

Øverst i chatfunksjonsområdet ser vi profilbildet vårt. Hvis du klikker på bildet eller pilen ved siden av, får du opp et vindu som lar oss endre status og justere andre innstillinger.

Funksjonene i dette området er selvforklarende: de lar deg sette inn en statusmelding, for eksempel "opptatt på jobb" eller "på telefonen min," og indikere om du er opptatt eller tilgjengelig. Du kan også justere varslene, generelle innstillingene og gjennomgå elementer som arkiverte Hangouts og blokkerte kontakter.

2.2.1 Google Voice og få ditt eget nummer

Vi kan ikke snakke om telefonsamtaler og tekstmeldinger i Gmail uten å nevne Google Voice, selv ikke kort. Google Voice er en annen utmerket tjeneste fra Google, og den fungerer som en slags operatør mellom transportøren og kontakten din.

Google Voice-funksjoner Google Voice får en oppdatering og er mer nyttig enn noen gangGoogle Voice, lenge tenkt forlatt, ble nettopp gjenopplivet av Google. Her er hva som skjer med Voice, og hva du kan forvente å se i de fornyede appene. Les mer gå utover formålene med denne Gmail-guiden. Men jeg vil nevne her at hvis du har konfigurert Google Voice, kan du ringe og sende og motta tekstmeldinger også. Google tilbyr svært konkurransedyktige priser for internasjonale samtaler, men du kan bare konfigurere disse via Google Voice. Dette er virkelig en utmerket service, spesielt hvis du har venner og slektninger i utlandet.

3. Etiketter, Gmail sitt DNA

3.1 Hva er etiketter, nøyaktig?

Etiketter er kjernen i hvordan Gmail organiserer e-post. Da Google først lanserte sin e-posttjeneste, sammenlignet de fleste brukere Gmail med Outlook, og Gmail-etiketter med Outlook-mappene. De ser omtrent det samme ut (innboks, sendte e-post, utkast) og ser ut til å gjøre det samme, så de fleste brukere la det igjen og behandlet ordet "etiketter" som noe mer enn en markedsføringsbane. Men etiketter er forskjellige, og det er viktig at avanserte Gmail-brukere (som deg selv) vet forskjellen før vi går videre.

Etiketter fungerer mer som merker enn mapper. Hvis e-postmeldinger er papirdokumenter som er lagt inn i mapper, er etiketter som fargerike klistremerker som er lagt på disse papirene for å kategorisere dem ytterligere. E-postmeldinger plasseres ikke direkte i en etikett, de er tilknyttet en etikett. Derfor kan en e-post ha mer enn en etikett (tenk tilbake på papirer med flere klistremerker), og det kan søkes etter e-postmeldinger med mer enn én etikett.

For eksempel inneholder min "profesjonelle" etikett i Gmail e-post fra begge arbeidsplassene mine. Jeg har en etikett for hvert sted, men noe materiale er felles begge steder. Disse e-postene har da tre etiketter: den "profesjonelle" etiketten, som indikerer at den er arbeidsrelatert, og etiketter for hver arbeidsplass. Dette lar meg søke etter materiale som svarer til behovene på begge stedene.

Alt i Gmail er etikettbasert. Det er ingen mapper og ingen lenker som åpnes for forskjellige deler av nettstedet. Alle meldinger finnes der - Gmail viser bare riktig etikettforening når du velger det. Jeg kunne gå nærmere inn på eksempler og brukt noe som et Venn-diagram, men du er sannsynligvis like spent på å komme deg frem som jeg er.

3.1.1 Etiketterinnstillinger og slags etiketter

Du kan få tilgang til alle etikettinnstillinger i Gmail fra etiketter fane inni innstillinger. Det er for øyeblikket tre typer etiketter i Gmail: systemetiketter, kategorier og tilpassede etiketter.

Systemetiketter og tilpassede etiketter har en Vis i IMAP alternativ; bør du konfigurere disse alternativene hvis du bruker en annen app, programvare som Outlook eller visse tillegg. Denne Gmail-guiden fokuserer på å få mest mulig ut av Gmail-grensesnittet, og derfor vil jeg ikke komme inn på disse alternativene her. Hvis du er interessert, sørg for at du leser Nybegynnerguiden til Gmail Nybegynnerguiden til GmailDu har kanskje allerede en Gmail-konto. Eller du tenker på å registrere deg for en. Denne guiden har alt du trenger for å få mest mulig ut av den skinnende nye Gmail-kontoen. Les mer .

3.2 Systemetiketter

De mest kjente etikettene i Gmail er systemetikettene. Dette er koblingene øverst til venstre du har sett siden du begynte å bruke tjenesten som Innboks, Stjernemarkert, Sendt post, Kladd, Papirkurv. For effektiv Gmail-sending foreslår jeg at du har disse systemetikettene tilgjengelig for deg. Du vil også legge merke til at du har en Vis om ulest alternativet for etikettene Utkast og spam. Å slå på dette alternativet vil vise deg disse etikettene bare hvis de er tilknyttet e-postmeldinger.

3.2.1 All post og arkivering av gamle e-postmeldinger

Du husker kanskje den tomme innboksfilosofien fra introduksjonen av denne Gmail-guiden. Hvis innboksen din er et arbeidsbord, er All Mail ditt arkivskap. Enda bedre, det er en kjeller fylt med arkivskap. Det er ikke nødvendig å gå ned i kjelleren hver gang du trenger å skrive en e-post, men det er nyttig å ha den tilgjengelig hvis du vil hente en melding fra fortiden.

All Mail er den kjelleren. Slå den på (velge Forestilling) betyr å ha øyeblikkelig tilgang til tidligere e-postmeldinger, organisert etter dato. Selv om du får tilgang til gamle e-postmeldinger fra søkefeltet, blir denne lenken ganske nyttig når du rengjør innboksen din ofte, og bare vil ha et raskt glimt for å finne en e-post du mottok litt tidligere på dagen.

3.2.2 Utkast til bruk du ikke har vurdert

Som du kanskje vet, lagrer Gmail automatisk meldinger du skriver til utkastet, selv om du bare har skrevet et par setninger. Alt du noen gang har skrevet og ikke sendt, lagres der. Sjansen er stor for at du sannsynligvis har lagret et par utkast allerede (eller kanskje mer!)

Det du kanskje ikke har vurdert, er bruker trekk for enkle notater Slik gjør du Gmail til den beste notat-appen for degDe samme funksjonene som gjør Gmail til en effektiv e-postklient kan gjøre det til en anstendig notat-app. Prøv disse tipsene og triksene for å se noen av fordelene. Les mer , for å skrive ned ideer, lage handlelister eller lagre noens kontaktinformasjon raskt. De fleste postklienter i dag gir deg muligheten til å knytte filer og bilder til en e-post. Dette gjør kladdmappen til et utmerket sted å laste opp filer og synkronisere mellom datamaskiner hvis du trenger en rask løsning. Ikke la filer ligge i utkast-mappen din for alltid! Dette er ikke stedet for dem.

En annen stor bruk for utkastet er å lagre maler. Hvis du finner ut at du skriver den samme e-posten om og om igjen, kan du lagre en tom kopi av e-posten i utkastene og kopier og lim inn den i en ny e-post hver gang du trenger det (ikke send det originale utkastet - dette vil fjerne utkastet merkelapp!). Du kan lagre e-postsignatur, lenker og til og med bilder på denne måten. Gi malutkastet ditt et emne som gjenspeiler bruken av dem for enkel referanse, for eksempel "bryllup: takkebrev" eller "fans: takk for at du legger til brev" osv.

Alternativt kan du gjøre det bruk Canned Responses for å holde e-postmaler 4 måter å kreativt bruke hermetiske svar på for produktivitet via e-postHvis du er effektiv, gjør du noe riktig. Derfor bør du bruke e-postfilter og planlegge posttid. Et triks er å forberede hermetiske svar på e-postmeldinger du ofte skriver. Les mer for typer meldinger du sender ut hele tiden.

3.3 Kategorier

Kategorier er etiketter som tilsvarer fanene du ser i Gmail; Sosiale, kampanjer, oppdateringer og fora. Gmail bruker disse etikettene automatisk for å holde innboksen din godt organisert når meldingene kommer.

Du kan bestemme om du vil vise eller skjule hver av disse etikettene i både etikettlisten og meldingslisten. Merk at dette er atskilt fra at de kategoriene vises som faner.

Hvis du vil legge til eller fjerne en fane for en av kategoriene, klikker du på Plus til høyre for den siste fanen. Aktiver deretter de du vil ved å merke av i den aktuelle ruten og trykke Lagre når du er ferdig.

3.4 Egendefinerte etiketter

Sist i listen til venstre for Gmail-skjermen er de egendefinerte etikettene. Du har sannsynligvis noen få av dem allerede. Tilpassede etiketter er fortsatt Gmails kraftigste etiketter (foreløpig), og du vil være lurt å lære hvordan du bruker dem godt, spesielt med Gmail fantastiske filtre.

Du kan legge til og redigere etiketter fra Merkelapp fane under innstillinger, akkurat som med alle andre etiketter, men det er enda raskere å bare klikke på det fargede firkanten ved siden av navnet på den egendefinerte etiketten. Pop-up-menyen er enda mer effektiv enn den tradisjonelle etikettfanen under Innstillinger fordi den lar deg velge og redigere en etikettfarge direkte.

Husk at tilpassede etiketter også kan nestes inn i hverandre. Du kan for eksempel ha en etikett for arbeidsformer som kan inkludere undermapper for skatt, informasjon om helseforsikring og notater. Du kan til og med lære Gmail hvordan du kan fortelle forskjellen og plassere innkommende e-postmeldinger på disse stedene for deg automatisk.

4. Føl kraften i søk og filtre

Hvis etiketter er Gmail-DNA, er søk og filtre hjernen. Det er veldig få kombinasjoner som ikke vil føre deg til e-posten du søker, selv flere år tilbake, alt i løpet av sekunder. Gmail kaller listen over regler for å organisere e-postfilter. Og siden de to er så sammenvevd, har Google moset dem sammen nå, altså du kan lage filtre 10 e-postproblemer du kan løse med Gmail-filtreEn overfylt innboks som driver deg gal? Vil du gjennom innboksen raskere enn noen gang? Prøv noen av disse strålende Gmail-filtrene for å se forskjellen. Les mer direkte fra søkene dine.

Første ting først, bli vant til Googles søkevindu. Du er sannsynligvis kjent med de mer populære søkeoperatørene, for eksempel "fra" eller "har: vedlegg" (og hvis ikke, er du på rett sted). Dette er ord som forteller Gmail å gå og hente noe. Heldigvis er disse ordene mest selvforklarende.

Du kan angi disse operatørene manuelt, men Gmail vil gjøre det for deg når du skriver inn informasjonen i rullegardinlisten for søk. Bare klikk på pilen i søkefeltet og fullfør detaljene for søket ditt. Dette kan variere fra hvem en e-post er fra eller til, hva emnelinjen er, om meldingen har eller ikke har spesifikke ord, og om ikke det er et vedlegg Slik finner du raskt meldinger med vedlegg i GmailGmail og vedlegg er knyttet til hverandre. Finn og administrer alle de store vedleggene dine ved hjelp av disse tipsene. Les mer .

Du kan deretter begrense søket etter størrelse og dato om nødvendig. Legg merke til på bildet over at søkeelementene du legger inn, vises i søkefeltet.

4.1 Å snu et søk i et filter

Å gjøre om til en Gmail-ninja er kjempebra, men hva med å lagre disse søkene? Hva om du vil utføre et søk som ofte finner alle Word-filene dine i Gmail? Bedre ennå, hva hvis du vil at søket skal kjøres automatisk? Ville det ikke være fint om Gmail kunne finne disse Word-filene for deg hver gang og gjøre noe med dem for deg, som å sende dem til en venn eller merke dem på en bestemt måte? Vel, Gmail kan gjøre disse tingene, og enkelt. Disse automatiske kommandoene til Gmail kalles filtre. For å gjøre et søk i et filter, klikk på lenken nederst i rullegardinlisten for søk, Opprett filter med dette søket.

Det neste vinduet viser deg en liste over tilgjengelige alternativer. Du kan velge å slette, arkivere og videresende disse e-postene automatisk. Du kan bruke en etikett på dem eller til og med stille Gmail til å svare på disse e-postene automatisk med en forhåndsinnstilt e-post bare for det formålet. Når du er ferdig, klikker du på det blå Lag filter knapp. Hvis du velger å bruke filteret på alle e-postmeldinger som allerede er i Gmail, kan handlingene du nettopp valgte, også gjøre det.

Du kan alltid få tilgang til eksisterende filtre fra filtre fane under innstillinger. Derfra kan du velge å redigere eller slette alle tilpassede filtre.

4.1.1 Eksempler på nyttige filtre

Her er noen av de mest nyttige Gmail-filtre 4 smarte Gmail-filtre som hjelper deg å takle for mye e-postDecluttering og organisering av Gmail-innboksen er en daglig oppgave. Det er en smartere måte å gjøre det på. Lag fire grunnleggende filtretyper i Gmail for å sortere e-postene dine automatisk. Les mer Jeg har brukt i årevis:

Semi-søppelpostfilter:

Noen e-poster er ikke akkurat søppel, men krever heller ikke oppmerksomhet. Regninger og kredittkortuttalelser, Facebook-varsler, e-postmeldinger fra kontoret om at du kjenner deg trenger kanskje en dag, eller til og med bare et familiemedlem som oversvømmer innboksen din med bilder av det søte nye valp. Du vil ikke slette disse e-postmeldingene helt, men du vil heller ikke sortere gjennom dem umiddelbart.

Konstruer et søk med "fra:" -operatøren og legg til e-postmeldinger med komma for å inkludere flere e-postadresser. For eksempel, "fra: [email protected], [email protected], [email protected]" vil vise deg e-poster fra alle disse personene. Klikk på pil ned og lag et filter som automatisk markerer disse e-postene som lest og legger dem i arkivet.

Neste gang tante Susie sender et bilde av valpen sin, vil den ikke en gang være i innboksen din, men hvis hun ringer deg og spør deg om den, kan du finne den raskt i arkivet ditt.

Merk ned leveringsvarsler fra Amazon:

Hvis du bruker Amazon mye, får du sannsynligvis mange e-poster fra dem som kampanjer, kvitteringer og forespørsler om tilbakemelding. Du kan enkelt lage et filter for å sende alle disse til "semi-junk" -etiketten, men problemet er at du vil fortsatt vite med en gang Amazon sendte noe til deg slik at du har sporingsnummeret tilgjengelig. Hvordan gjør du det?

Søk etter "Amazon" i Gmail og klikk på pil ned for å opprette filteret. Ordet “Amazon” får opp hver e-post som noen gang er sendt til deg fra Amazon.com, så det neste trinnet er å inkludere flere ord som bare finnes i Amazon-bekreftelsesmeldinger. I "har ordene" linjetype i "har blitt sendt!" i anførselstegn. Dette forteller Gmail at du leter etter ordkombinasjonen "har blitt sendt!" nøyaktig slik det ser ut i teksten: to ord, mellomrom og utropstegn. Du vil merke at listen krymper betraktelig for å inkludere bare e-post fra Amazon som inneholder uttrykket "har blitt sendt!"

Fortsatt klarer noen e-poster å komme seg gjennom, spesielt hvis du selger varer på Amazon. Du får en melding som ber deg sende varene dine. Ikke noe problem. Bare inkluder ordkombinasjonen "send nå" i linjen "har ikke", og se listen din skrumpe ytterligere. Ser bra ut nå, ikke sant? Deretter oppretter du filteret.

Deretter kan du bruke en etikett på disse e-postmeldingene, for eksempel "sendt fra Amazon." Fra nå av alle varene dine bestilt fra Amazon vil bli levert pent til denne etiketten, og du kan enkelt spore forsendelsene dine i framtid. Bruk filteret til alle eksisterende e-postmeldinger, og du kan til og med søke inn i fortiden din.

5. Produktivitetsverktøy for Gmail

Nå som du kjenner deg rundt i Gmail og hvordan du bruker de kraftigste funksjonene, er det på tide å se på flere morsomme tweaks som virkelig gjør Gmail til et produktivitetsverktøy.

5.1 Prioritert innboks og dens variasjoner

I sin søken etter å få e-post til å fungere bedre, inkluderte Google mange avanserte algoritmer i Gmail. En av disse fantastiske funksjonene er de forskjellige innboksstiler, hvorav det er fem: Klassisk, viktig først, Ulest først, Stjernemarkert først og Prioritert innboks. Hva hver og en gjør varierer fra grei (klassisk, ulest først) til litt vanskelig å forklare (Prioritet innboks). Den beste måten å lære om de forskjellige innboksstiler er bare å eksperimentere med dem og se hva som fungerer best.

Prioritert innboks sorterer gjennom e-postene dine Slik sorterer du Gmail-innboksen etter avsender, emne og etikettDet er en viktig hemmelighet for å administrere Gmail: lære hvordan du sorterer Gmail-innboksen din med filtre som emne, avsender og etiketter. Les mer automatisk og bestemmer hva du først skal lese, og hvordan, men ikke dele e-postlisten din, så vel som andre innboksetyper. Den viktige første innboksen, som kombinert med smarte koder gjør en utmerket jobb med å organisere innboksen for deg. Alle meldinger du anser som viktige, vises på topplisten, og alt annet går til den nedre listen, selv om du ikke har lest den.

Hvis du vil endre innboksstypen, klikker du Innboks under innstillinger og gjør ditt valg fra rullegardinmenyen. Husk å klikke Lagre endringer nederst når du er ferdig.

5.1.1 VIP-e-poster vs. Vanlige e-poster

Når Gmail først ble lansert, før det i det hele tatt var en prioritert innboks, ble e-postmeldinger ansett som viktige av et flagg på Outlook eller en stjerne i Gmail. Selv om dette fremdeles er den beste og enkleste måten å "bokmerke" e-post umiddelbart, forstår Gmail nå at noen av kontaktene dine er viktigere for deg enn andre.

Gmail bestemmer hvilke e-postmeldinger som er viktigere, basert på hvor ofte du leser og svarer på e-postmeldinger fra en viss kontakt og hvordan du samhandler med dem. Gmail-mekanismen er ganske bra på egen hånd, men du kan forstyrre direkte og gi noen e-postmeldinger VIP-status ved å merke dem som viktige. Alternativt kan du stripe e-post fra viktigheten av dem.

Du kan merke e-postmeldinger som viktige eller ikke viktige ved å klikke på det lille merkeikonet ved siden av dem i hoved e-postlisten eller øverst en gang i meldingen (se figuren nedenfor).

Når du klikker og justerer e-postene dine, vil Gmail også justere sin egen algoritme og svare deretter: det er ikke nødvendig å merke alle meldinger fra en viss kontakt viktig. Gmail vil fortsette etter noen manuelle endringer og merke dem for deg.

5.1.2 Starring e-poster

Som nevnt over har stjerner (tilsvarer flaggene i Outlook) eksistert siden begynnelsen, og er fremdeles veldig effektive for å merke e-post raskt. For å stjernemerke en e-post, klikker du bare på stjerneikonet ved siden av den i hoved-e-postlisten, rett ved siden av viktigheten "tag" beskrevet ovenfor.

Hvorfor vil du stjerne e-postmeldinger hvis du allerede har en avansert funksjon som prioritert innboks? For noen ganger trenger du bare å huske noe raskt eller minne deg selv på at du vil gjøre noe med en bestemt e-post i stedet for bare å anse en gruppe e-poster som viktige. Husk at stjerner fungerer akkurat det samme både i viktige e-poster og i ikke-så viktige e-poster.

Stjernemails du for eksempel ikke kan svare med en gang, men vil svare på senere på dagen eller stjernen e-postmeldinger som inneholder viktig informasjon, for eksempel adresser og telefonnumre du trenger seinere. Du kan enkelt arkivere stjernemerkede e-poster for å få dem ut av innboksen og få tilgang til dem senere fra den "stjernemerkede" systemetiketten øverst til venstre. Når du er ferdig med å gjøre hva du trenger å gjøre med e-posten, må du fjerne stjerne ved å klikke på stjerneikonet igjen.

5.2 Tastatursnarveier

Det ser ut til at mange undervurderer kraften i snarveiene og i beste fall bølger dem av som en irritasjon. Men jeg vil si deg at du ikke kan bli en effektiv Gmail-bruker 9 Fantastiske Gmail-funksjoner du sannsynligvis ikke brukerFlere kule e-postfunksjoner i Gmail har eksistert i lang tid uten at noen gidder å bruke dem. La oss endre det i dag. Les mer uten å mestre minst et par. Det er en forskjell mellom natt og dag mellom å bruke musen til alt og vite hvordan du raskt organiserer en innboks på få sekunder med disse snarveiene.

Du kan alltid få tilgang til listen over tastatursnarveier i Gmail ved å trykke på et spørsmålstegn, eller skifte + / (skråstrek fremover), så lenge du ikke skriver en e-post (som selvfølgelig bare vil sette inn et spørsmålstegn i kroppen til din e-post).

Før vi kan bruke snarveier i Gmail 5 Shift-tastesnarveier som alle Gmail-brukere bør viteGmail har kanskje et produktivitetsøkende grensesnitt, men du kan øke det enda mer med disse enkle, men viktige tastatursnarveiene. Les mer men vi må sørge for at de er aktivert. For å gjøre det, gå til innstillinger og bla ned til Tastatursnarveier for å aktivere dem.

Navigasjon:

• trykk J og K tastene for å gå opp og ned på e-postlisten på hovedskjermen.
• trykk X for å velge en samtale (“merke” eller fremheve den).

Hvis du velger e-post på denne måten, kan du raskt velge e-postmeldinger du vil slette, arkivere eller flytte til en annen etikett. Etter litt øvelse vil du oppdage at det er mye raskere å velge e-post på denne måten enn å bruke musen. Når du begynner å forstå kraften i snarveiene, er du klar for mer.

handlinger:

• trykk Tast inn å åpne en e-post og lese den.
• trykk E for å arkivere en e-post.

Dette fungerer direkte fra e-postmeldingen eller fra e-postlisten på hovedskjermen. Forsøk å velge flere e-poster (ved å gå opp og ned i listen med J og K og velge meldinger med X) og trykk E. Poof!

• trykk # (Shift + 3) for å slette e-postmeldinger.

Igjen, dette fungerer på flere e-poster fra hovedlisten eller fra en e-post du har åpnet.

• I en åpen e-post, trykk R å svare avsender; trykk EN å svare på alle avsendere.
• I en åpen e-post, trykk G og så Jeg for å gå tilbake til innboksen.

Dette er de viktige snarveiene. Du kan sikkert se hvordan du med noen få fingre kan nå velge flere e-poster, svare på alle avsendere samtidig og slette en haug med e-poster raskt. Øv deg på disse noen ganger før du går videre til de virkelig kule snarveiene.

De virkelig kule hurtigtastene:

• I en åpen e-post, trykk Skift + R å svare i et nytt vindu; trykk Skift + A å svare på alle avsendere i et nytt vindu.

Dette er ekstra nyttig på små skjermer, der du trenger ekstra plass til å lese og svare på en e-post. Det blokkerer også chat og etiketter slik at du kan konsentrere deg om e-posten.

• I en åpen e-post, trykk G og så K for å gå til oppgavelisten din.

Husket du at Gmail integreres med Google Tasks? Vi vil dekke det neste. Merk en e-post i hovedlisten over e-postmeldinger (X) og trykk Skift + K for å legge ved e-posten til et nytt "gjøremål" -element på oppgavelisten din. Denne funksjonen fungerer bare med tastatursnarveier! Det er ingen musemessig måte å gjøre det på.

• trykk G og så P å få opp telefonvinduet og ringe.
• trykk Skift + F å videresende en e-post.
• trykk Skift + U for å merke en e-post som ulest.
• trykk + eller – for å merke en e-post viktig eller ikke viktig (som diskutert ovenfor).

Føler meg ikke forpliktet til å kjenne alle snarveier. Tren deg selv til å huske de du bruker ofte, og få deg til å bruke dem i en uke (ikke bruk musen!) Til de blir en annen karakter. Du vil finne at du ikke vil gå tilbake til å bruke musen i Gmail, og at du håndterer e-postene dine med snarveier mye raskere.

5.3 Oppgaver og oppgavelister

Google-oppgaver i Gmail er veldig grunnleggende og står noe i kontrast til den ellers fullstendige e-postappen, men de er praktiske.

Få tilgang til Google Oppgaver ved å klikke på pil ned ved siden av Gmail-overskriften i rødt øverst til venstre. Dette vil åpne en meny som fører deg til oppgaver eller kontakter. Oppgavene dine vises i nedre høyre hjørne i et vindu som ligner på chat-pop-up. Alternativt kan du få tilgang til oppgaver ved å trykke på B og så K hvor som helst i Gmail, som nevnt tidligere.

Google-oppgaver med Gmail kan faktisk være ganske nyttige. Du kan enkelt opprette en oppgave og deretter hekke oppgaver inne i den ved å "fane" nye oppgaver til høyre, slik at de blir til underoppgaver fra den originale. Dette er nyttig for å forenkle et prosjekt ved å dele det ned i mindre trinn underveis. Siden du kan koble e-postmeldinger direkte til oppgaver 9 øyeblikkelige måter å gjøre e-postene dine om til oppgaverDu kan ikke stoppe e-postmeldinger fra oppgaven til å havne i innboksen, men du kan gjøre dem om til oppgaver for å administrere dem bedre. Her er noen tips for å gjøre e-post om til oppgaver. Les mer Du kan inkludere nyttig informasjon i den oppgaven, for eksempel lenker, kontaktinformasjon og til og med filer. Når en oppgave er utført, kan du sjekke den og bli belønnet av en gjennomslag som går gjennom den og krysse den av som fullstendig.

Hvis du klikker på hvilken som helst oppgave, åpnes et alternativ for å legge til notater til oppgaven eller velge en forfallsdato. Dette kommer godt med, spesielt hvis du jobber med Google Kalender, da oppgavelistene synkroniseres sømløst og også vises på kalenderen din.

5.4 Behandle kontaktene dine

For å få tilgang til kontaktene dine, klikk på pil ned ved siden av Post øverst til venstre, som du gjorde med oppgavene dine, eller trykk G og så C fra innboksen din. Hvis du virkelig trenger hjelp til å komme i gang, kan du se nærmere på Nybegynnernes Gmail til guide Nybegynnerguiden til GmailDu har kanskje allerede en Gmail-konto. Eller du tenker på å registrere deg for en. Denne guiden har alt du trenger for å få mest mulig ut av den skinnende nye Gmail-kontoen. Les mer nevnt tidligere. Så vi vil bare berøre hvordan du kan håndtere dem effektivt.

Det vil du merke når du klikker Kontakt fra rullegardinlisten blir du ført til en ny side. Her kan du se hver av kontaktene dine med e-postadresse og telefonnummer, hvis aktuelt. Du kan også klikke på Ofte kontaktet for å se de nyeste kontaktformidlere.

Akkurat som med e-postmeldinger, kan du opprette og redigere etiketter for kontaktene dine for virksomhet, skole og familie. Dette er en fantastisk måte å holde kontaktene dine adskilt og lett tilgjengelig. Du kan også velge hvordan du skal sortere kontaktsiden din ved å klikke på innstillinger fra venstre og velge fra fornavn eller etternavn for sorteringsrekkefølgen.

Ved siden av hver kontakt kan du klikke på Mer (trepunktsikon) meny for å endre etikett, slette dem eller skjule dem fra kontaktlisten din.

Den enkleste måten å administrer kontaktene dine 10 enkle tips for å redde Google-kontakter fra omsorgssviktGoogle Kontakter er kanskje den minst organiserte av alle Google-tjenestene vi bruker. De fleste av oss forsømmer det. Her er en komplett guide til vårrengjøring og organisering av Google-kontakter. Les mer er å gruppere dem med etiketter slik at du raskt kan kontakte dem fra Gmail.

5.5 Flere Labs-funksjoner

Gmail inneholder flere valgfrie funksjoner som kan forbedre produktiviteten din ytterligere 7 viktige Gmail Lab-funksjoner for å øke e-posteffektivitetenGmail Labs er hjem til noen virkelig gode eksperimentelle funksjoner som kan hjelpe deg å øke e-postproduktiviteten din. Les mer .

De er tilgjengelige under Labs fane inn innstillinger. Nedenfor vil jeg nevne et par som jeg synes er nyttige, organisert etter deres ordre i Labs-området. Utforsk deg selv og finn mer på egen hånd.

Smarte etiketter:

En av mine personlige favoritter, denne praktiske funksjonen lar Gmail "gjette" hvilken av de innkommende e-postmeldingene dine er varslinger, svar fra nettfora og bulk (nyhetsbrev og slikt). Gmail legger automatisk etiketter til hver type og gjør en ganske god jobb med å gjette. Den vil også be deg om å "trene" den ved å velge riktig etikett i noen dager når du slår den på. Prøv det og se hvordan det påvirker organisasjonen din.

Hermetisert svar:

En hellig gave hvis du mottar mange e-poster du svarer på samme måte. Slå den på, og skriv deretter en e-post som en "mal." Lagre den, og bruk den neste gang du vil svare raskt. Dette er utmerket til takkebrev, for eksempel eller for nyhetsbrev.

5.6 Gmail-tillegg

Du kan finne en haug med tillegg for Gmail ved å klikke på girikon og velg deretter Få tillegg. Her kan du bla gjennom verktøy som hjelper deg å være mer produktiv 13 raske triks og utvidelser for å bli en Gmail-brukerHvis du er en Gmail-bruker, har du en endeløs strøm av triks og utvidelser for å gjøre det beste ut av det. Vi vil utforske noen av de beste av dem i denne artikkelen. Les mer , ekstra organisert, eller en bedre formidler. Selv om alternativene er begrensede, kan du fremdeles like noen av disse nyttige verktøyene.

QuickBooks for økonomi, Trello for prosjektledelse, Tastatur for kommunikasjon og Ansettelse av menneskelige ressurser er noen få av alternativene som er tilgjengelige. Hvis du velger å installere et tillegg, må du bare huske at de fleste kommer fra tredjepartskilder, så det kan være lurt å sjekke ut vilkårene etter å ha truffet Installere og før du trykker Fortsette.

Gmail-innboksen din er mestret

Det er det! Jeg håper du har blitt en bedre Gmail-bruker ved å lese dette, og at det gjør livet ditt litt lettere. Nyt!

Nå kan det være på tide å ta vår Gmail-mestring til neste nivå og finne ut om skjulte Gmail-funksjoner på Android 9 skjulte funksjoner i Gmail for Android du burde brukeFå mest mulig ut av din Gmail for Android-opplevelse med disse tipsene og triksene. Les mer .

Savnet vi noe? Hva har du oppdaget om Gmail som andre lesere må vite? Del gjerne med oss ​​i kommentarene.

Bildekreditt: mady70 /Depositphotos