The Perfect Meeting Blueprint (inkludert maler)

Annonse

Har du noen gang mottatt en møteforespørsel på jobb og bare klødd deg i hodet? Du lurer på hva møtet egentlig handler om, hva som vil bli diskutert, og kanskje til og med hvorfor du ble invitert. Du ser på de andre inviterte i håp om et hint, men er fremdeles clueless.

Noen sier at hvis du mottar en vag møteinvitasjon, bør du bare avvise den. Enten du er enig i det eller ikke, hvis du er koordinator, er det verdt risikoen at hodeskrapere vil avta bare fordi de er forvirrede?

Med litt tanker og riktige verktøy kan du det sørg for at møtemålet ditt er klart Slettet av ineffektive møter? Send disse 8 reglene til sjefen dinHvis et møte er godt organisert, er det ingen grunn til at det ikke kan forbedre produktiviteten, følelsen av formål og moral. Her er noen regler du må følge for effektive møter. Les mer og redusere risikoen for å avvise deltakere på grunn av en uklar møteforespørsel.

Planlegg foran 5 Ws

Før du tilfeldigvis sender ut møteforespørselen, tenk det gjennom å bruke hvem, hva, når, hvor og hvorfor.

1. Hvem å invitere

Mange ganger sender folk møteinvitasjoner som inkluderer for mange deltakere eller bare gale. Gjør leggarbeidet ditt i forkant for å svare på disse spørsmålene:

• Hvem bør bli invitert?
• Hvem er nødvendig til diskusjonen?
• Hvem har kunnskapen som trengs for formålet?

Ikke bare invitere alle sammen Sannheten om møter - Og det er stygtMøte er ment å være produktive, ikke sant? Les mer på avdelingen fordi du er usikker.

2. Hva møtet handler om

Dette er den viktigste delen av planleggingen. Tenk på hva møtet handler om, hva målet er og hva det forventede resultatet skal være. Hvis du ikke selv kan bestemme poenget med møtet, er det sannsynligvis for tidlig.

3. Når møtet finner sted

Dette kan ikke virke som en viktig brikke hvis du jobber i et lite kontormiljø. Men for større selskaper eller større møter er det viktig. Har du deltakere som er avsidesliggende, bor de i en annen tidssone, og jobber de samme timer som de andre?

Vær sikker på at du Velg et tidspunkt som er tilgjengelig for alle Unngå stresset med overplanlegging med 10 smarte Google Kalender-tipsHemmeligheten bak avspenning ved bruk av en kalender er enkel: kutt ut tingene du ikke trenger, få tid til de tingene du elsker, og hold det hele organisert. Bruk disse ti tipsene. Les mer .

4. Hvor møtet blir holdt

Dette er også viktig når du planlegger møte hvis du har deltakere utenfor stedet. Vil det være behov for en konferansesamtale? Bør et nettmøte GoToMeeting-tips til ditt neste online møteGoToMeeting kan hjelpe deg med å gjøre online møter til en suksess. Det er gratis for opptil tre deltakere. Vi viser hvordan du setter opp, blir med og forbereder innspilte møter. Les mer planlegges? Eller trenger du ganske enkelt å reservere et konferanserom på stedet? Husk å tenke fremover for å imøtekomme de du forventer å delta.

5. Hvorfor møtet er nødvendig

Dette er like viktig som spørsmålet. Hvorfor er et møte nødvendig? Kan målet løses uten et romfullt folk? Kunne litt research gi svaret? Har du nok informasjon til å holde møtet på dette tidspunktet?

Husk at møter tar tid fra alle involverte. Det siste du vil gjøre er kaste bort deltakernes tid Slutt å kaste bort tid og begynne å ha produktive møter med MinutesPad for AndroidMøter har en dårlig rap da ineffektiv tid synker. Det trenger ikke være slik: Det viser seg at det kan være håp om et produktivt møte ennå. Les mer .

Lag møteagenda

Nå som du har svart på de fem Ws, bruk dem til å jobbe med møteinvitasjonen og dagsordenen. Og ja, en møteagenda er nesten alltid nødvendig av en rekke årsaker.

En møteagenda lar deltakerne:

• Kjenn formålet og målet med møtet.
• Se diskusjonspunkter og være i stand til å planlegge fremover for deres del eller forberede spørsmål.
• Se hva som forventes på slutten av møtet eller hva møtet skal løse.
• Følg med gjennom hele møtet og hold deg på sporet.

Start med en mal

Den beste måten å lage din agenda er å starte med en mal. Dette sparer ikke bare tid, men inneholder allerede konturen du trenger for detaljene. Her er bare noen få alternativer for møte agenda maler 15 gratis møte-dagsmal for Microsoft WordDisse gratis mødagenda malene for Microsoft Word kan gi deg en god start på alle typer møter. Les mer kan du sjekke ut for Microsoft Word. De er fleksible nok for alle møtetyper og størrelser.

Denne agendaen mal er flott fordi det inkluderer en godt formatert møteminuttmal. Med en nedlasting får du begge deler. Med en fin tabelloppsett kan alle tydelig se objektivet, deltakerlisten og agendaen for temaer. En annen nyttig del viser hva deltakerne skal ha med på møtet, som ofte er et glemt stykke.

Denne neste agenda-malen er et godt alternativ også. Som den andre kan du enkelt se objektivet, agenda-emnene og eventuelle tidligere handlingselementer. Men det inkluderer også områder for nye handlinger du kan notere under møtet, samt et sted for notater.

Her er en mal til å se på det som er rent og tydelig. Som den første som er vist, har den et grunnleggende tabellformat med lettlest seksjoner. I tillegg tilbyr det området for hva deltakerne skal ha med på møtet.

Slik lager du en effektiv agenda

Når du har bestemt deg for møt dagsordnemalen, er det viktig å faktisk fullføre den effektivt. Vær tydelig, presis og gjør ditt beste for å ikke la noe være åpent for tolkning. Møtedelen er det enkleste stykket, men de andre må kommuniseres godt.

Møtemål

Dette skal være et enkelt mål til en (to) setninger (på det meste) for møtet. Dette kommer fra Hva spørsmålet ovenfra at du vil stille deg selv. Si for eksempel at møtet ditt er å gjennomgå de tre alternativene for oppsett av brukergrensesnitt for det nye nettstedet.

Målet ditt skal oppgi nøyaktig det, og ikke noe som å "snakke om nye nettsteder". Sistnevnte er vag, peker ikke ut hvilken del av nettstedet skal diskuteres, og er generelt uklar.

Møte Agenda-emner

Her viser du hver del du har tenkt å diskutere. Igjen må dette være tydelig, slik at de som forventes å ta opp et tema kan forberede seg.

Hvis du bruker eksemplet ovenfor, hvis nettutvikleren Bill forventes å gi fordeler, ulemper og de tre layoutalternativene, kan du si det. Ikke bare oppgi: snakk om oppsett. Vil Bill vite hva du vil diskutere nøyaktig? Hvis du oppgir det, vil han gjøre det.

Varer å ta med

Hvis du forventer at deltakerne dine vil gi informasjon, materiale, bilder eller noe i det hele tatt, bruk denne delen. Ikke anta at det bare fordi en deltaker viser at de vil gi det du håper.

For vårt eksempel med Bill, var du tydelig på dagsordenens tema, som er perfekt. For å sikre at han har en liste over fordeler og ulemper for hver layout sammen med bilder av disse layoutene, legger du den til den aktuelle delen av agendaen.

Gi varer foran tiden

Hvis mulig, legg agendaen til møteforespørselen når du sender den. Dette lar deltakerne ha det bra når møtetiden kommer og la dem vite nøyaktig hva de kan forvente. Dette er enda viktigere hvis du planlegger et møte i siste øyeblikk.

Hvis du sender møteforespørselen langt på forhånd, kan du foretrekke å vente på agendaen. Det kan være et arbeid i gang, eller du kan vente på ytterligere detaljer for det. Hvis dette er tilfelle, bare husk å inkludere møtemålet, en kort oppsummering av emnene og foreløpige gjenstander du kan hente inn forespørselen.

Oppgi deretter at den offisielle agendaen vil bli sendt videre X dato som skal være minst tre dager før møtet. Hvis du kan, er det også en smart idé å gjøre skriv ut kopier av agendaen Hvordan skrive ut Microsoft Office-dokumenter på riktig måteVirker det noen ganger umulig å skrive ut dokumenter akkurat slik du vil? Vi kan hjelpe! Vi viser deg alle utskriftsalternativene dine og hjelper deg å velge de riktige innstillingene for perfekt trykte dokumenter. Les mer og ta dem med på møtet. Det ser ut til å være en deltaker som glemmer deres.

Forbered deg på å fange møteprotokollen

Hvis du har fulgt denne blåkopien så langt, er møtet allerede godt startet. Men det er en ting til du må gjøre på forhånd. Forbered deg på å fange møteprotokollen.

Her igjen er det ideelt å bruke en mal. Du kan skrive ut disse Alternativer for Microsoft Word-mal De 12 beste møteminuttmalene for profesjonelleProtokollen fra møteformat fanger det viktigste. Bruk en av disse møteminuttmalene for raskt å bruke MOM-formatet. Les mer hvis du foretrekker å håndskrive eller bruke dem på din digitale enhet hvis aktuelt.

Denne malen, som du kan finne i Microsoft Word, er et fantastisk alternativ fordi den utvides på hvert agenda-emne. For hvert element kan du ta med notater om diskusjonspunkter, konklusjoner, handlingsemner, ansvarlige parter og tidsfrister som er spesifikke for hvert tema.

Hvis du foretrekker en møteminuttmale som ikke detaljerer diskusjonspunktene, dette er et solid alternativ. Du kan liste på dagsordenelementene som faktisk ble diskutert, av hvem og hvor lenge. Du kan deretter notere beslutninger som ble tatt og nye handlingsemner med ansvarlige parter og forfallsdatoer.

Ta gode notater

Vi har alle en måte å notater på under et møte. Men hvis du er koordinator, må du absolutt ta sterke notater. Det er ikke noe verre enn å skrive ned en lapp bare for å se på den senere og lure på hva som er sagt eller betyr.

Fang så mye som mulig under møtet og deretter gjennomgå det før du utsettes. Du bør gå gjennom hva som ble diskutert, alt som ble bestemt, og viktigst av alt, de nye handlingselementene. Gå kort over dette høyt med deltakerne som en anmeldelse både for deg og dem. Hvis noe mangler eller feil, er det best å finne ut før alle forlater rommet.

Gå videre og møt

Selv om det kanskje ikke er en eksakt eller positivt måte å sikre deg på ha et effektivt møte 3 gratis maler for å holde møter på sporet og nyttigeGjør møtene bedre med en godt strukturert mal. Her viser vi deg gratis møtemaler for å forberede, registrere og sammenfatte møtene dine for et effektivt resultat. Les mer , kan denne blåkopien komme deg på vei. Gjør hva du kan for å forberede deg og deltakerne i god tid.

Hvilke tips har du for å planlegge et møte? Er det noe du gjør som koordinator som hjelper? Gi oss beskjed om forslagene dine i kommentarfeltet nedenfor!